機密文書はどうやって取り扱う？厳重な取り扱い方法について！
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『機密文書ってどう取り扱えばいいの？』
『機密文書の漏洩って罰せられるの？』
こんな疑問はありませんか？
結論から言うと、広範な機密文書は営業秘密に該当する可能性があり、不正な持ち出しによる不利益があれば刑事罰が待っています。
それほど機密文書というのは会社組織にとって重要なものなんですね。
そこで、今回の記事ではそんな重要度の高い機密文書の取り扱い方法について詳しく解説していきます。
この記事を読むと、機密文書が法律上どのような取り扱いになるか分かるので是非最後までご覧ください。
機密文書の取り扱い注意点
機密文書の取り扱い注意点とは何があるのでしょうか。
ここでは機密文書の取り扱いについて何に気を付けなければいけないのか解説していきます。
機密文書の分類はきちんと行うこと
結論としては機密文書の分類はきちんと行いましょう。
機密文書には2種類あり、紙媒体と電子文書に分類することができます。
ではこの二つにはどのような保管方法があるのでしょうか。
詳しく見ていきましょう。
紙媒体で保管する場合
まず紙媒体で保管する場合には、まず第一に分類分けをしてファイリングを行うようにしてください。
紙媒体の分類には一般的に、極秘、秘、社外秘などがあり機密文書もこの3通りに分けて分類するといいですよ。
その後、ファイリングを行いラベルに分類名称を記しておくと良いでしょう。
保管場所に関しては、管理者の責任が行き届く場所を指定して保管します。
電子文書として保管する場合
昨今では機密文書を紙媒体で保管するのではなく、電子文書として保管する場合も増えてきています。
分類方法としては紙媒体と同様に3種類に分け分類すると良いでしょう。
しかしながら保管場所は多岐にわたり、USBメモリなどの外部に保管する場合やHDに保管する、会社のサーバーに保管する方法があります。
USBメモリなどの外部に保管する場合には、記憶媒体に対してラベリングを行うようにしてください。
また、HDや会社サーバー内に保管する場合には、ファイル名に分類名を書くことや、透かしを入れるなどの工夫を行うと良いでしょう。
どちらにしても、管理には厳重な注意が必要です。
機密文書を取り扱う法律は？
機密文書が漏洩してしまうとどのような法律に抵触してしまうのでしょうか。
ここでは機密文書を取り扱う法律について詳しく解説していきます。
不正競争防止法
機密文書に関する法律に関しては、マイナンバー法もありますが、こちらは特定個人情報を保護する名目で策定されたものです。
一方、より広範囲な機密文書に関する法律というと、不正競争防止法が該当しますよ。
機密文書は不正競争防止法の中でも、営業秘密の項目に機密文書は該当します。
営業秘密とは？
営業秘密とは、販売方法や顧客リストなど一般に外部に晒されると会社に営業上の不利益を及ぼすものであり、秘密裏に保管されるものを指します。
不正競争防止法違反になるとどうなるの？
営業秘密が不正に持ち出された場合には、10年以下の懲役または1000万円以下の罰金に処せられます。
こちらはあくまで刑事罰であり、営業秘密を持ち出し、不利益を及ぼした者は当然損害賠償請求を民事上でも提訴されます。
営業秘密に該当する機密文書は、これほどまで重要なものであり、厳重に管理しなければならないと確認しておくことが必要です。
機密文書の扱いは社内でルール化しよう
さて、マイナンバー法や不正競争防止法などで保護される機密文書の扱いは厳重なものとしなければならないことはお分かりになったでしょう。
この重要性から社内での機密文書取り扱いをルール化する必要があります。
その中でも特に重要な項目をここではお伝えします。
特に重要なのが廃棄方法を特定すること
機密文書取り扱いで重要な項目は廃棄方法です。
なぜかというと、廃棄時に外に持ち出すことによって盗難や、紛失の恐れがあるからなんですね。
機密文書廃棄はより慎重にルール策定を行なわないといけないところです。
機密文書廃棄方法でおすすめは業者を選択すること
機密文書廃棄時のおすすめは、できる限り業者を選んで依頼することです。
コスト面の関係から、業者を挟むことをためらう方もいらっしゃいますが、情報漏洩が起こる可能性を限りなく低くするためには必須です。
業者の中でも弊社デルエフは実績と値段に自信を持っているため、ご検討中の方は是非一度お問い合わせ下さい。
まとめ
今回の記事では、機密文書の取り扱いについて解説してきました。
機密文書はマイナンバー法だけでなく、不正競争防止法でも保護される存在です。
違反すれば、刑事罰が待っているほどの重要な書類であるとあらためて認識し、厳重な管理を目指しましょう。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。
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