契約書や顧客情報などの重要書類を、取引先などに送る場合、どのような方法を使うと安心なのでしょうか？郵便や宅急便、いろいろな方法がありそうですが、注意しなければならないポイントも多いです。重要書類の取り扱い方は、企業の印象を左右する大切なマナーでもあります。取引先に失礼のないように、しっかりチェックしておきましょう。
郵便で送る場合
郵便局から発送する場合、普通郵便ではなく、対面配達や追跡・補償があるサービスが安心です。それでは、どのような方法があるのでしょうか。
一般書留
一般書留は、
・対面手渡しによる配達
・引受局、通過局、配達までの追跡記録
・10万円までの補償
・土日祝日でも配達
があるサービスです。料金は「郵便料金＋435円」です。追加料金で、補償額を上げることもできます。
配達速度は普通郵便と同等なので、より早く届けたい場合は速達のオプションを追加することになります。また、配達日を指定するオプションも利用できます。
簡易書留
簡易書留のサービスは、
・対面手渡しによる配達
・引受局と配達の追跡記録
・5万円までの補償
・土日祝日でも配達
となっています。料金は「通常郵便料金＋320円」です。一般書留の簡易版で、通過局の記録がないことと、補償額が限られている点が一般書留とは異なるポイントです。一般書留と同じく、配達速度は普通郵便と同じです。早く届けたい場合は、速達扱いにしましょう。
レターパックプラス
レターパックプラスは、専用の封筒を購入して、その封筒に入る大きさのものを郵送することができるサービスです。
・ポストに投函可（入らなければ手渡し）
・引受局と配達の追跡記録
・補償なし
・土日祝日でも配達
書留と違うところは、対面手渡しとは限らないという点と、補償がない点です。料金は専用封筒代で一律520円となっています。
郵便以外の方法はあるの？
重要書類を宅急便で送ることはできるのでしょうか？書類を送ることが可能なサービスもあるようですが、宅急便を利用する際には「信書」の取り扱いを定めた郵便法に抵触しないよう注意が必要です。
信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と郵便法で定められています。信書の配送は、郵便局または許可された業者のみが行うことができ、その他の業者が取り扱うと法律違反にある場合があるのです。
佐川急便の「飛脚特定信書便」
「信書」に該当する文書を送ることができる佐川急便のサービスです。料金は荷物の大きさや配達地域によって変わりますが、1000円～2000円前後が相場となっています。
内容としては、
・対面手渡しによる配達
・30万円の損害賠償
・基本的に翌日配送
など、郵便に比べて早く届く点や、万が一の損害賠償の限度額が高いことはメリットです。ただ、専用の事前登録が必要で、一般の送り状などでは利用できない点は注意が必要です。
ヤマト運輸では送れないので注意
ヤマト運輸には、「信書」扱いになる書類を配達できるサービスは現在ありません。
その他のサービスを利用しましょう。
書類の送り方で気を付けたほうが良いことは？
利用するサービスの他に、重要書類を送るときに注意したほうが良いことがあります。マナー違反にならないように、チェックしておきましょう。
折り曲げずクリアファイルに入れる
重要書類は、基本的に折り曲げずに封筒に入れましょう。クリアファイルに入れておくと、配達中に折れ曲がったり、雨や雪で濡れたりして書類が破損したりすることの防止になります。書類の部数が多い場合は、数枚のクリアファイルに分けて封筒に入れるといいですね。
送付状を添付する
重要書類を発送する際には、どのような書類を、何枚送付するのか、という内容を記した送付状を別紙で添付しましょう。送付状には、以下のような内容を記載します。
・送付年月日
・送付先の企業名と担当者の氏名
・書類の名称
・書類の枚数（部数）
・簡単なご挨拶
・返答期日（返答の必要がある場合）
・送付元（自分）の企業名と氏名
記入漏れやミスがないように、念入りにチェックしましょう。
まとめ
重要書類を送るときには、対面手渡し、追跡記録、損害補償があるサービスを利用することをおすすめします。
・一般書留（郵便局）
・簡易書留（郵便局）
・飛脚特定信書便（佐川急便）
・レターパックプラス（郵便局）※対面手渡しではない場合もあり
などのサービスがおすすめです。
また、書類を送るときには、クリアファイルに入れたり、送付状を付けたりすることもお忘れなく。企業にとっての大事な書類です。配達途中の環境に左右されず、確実に届けられるようにしたいですね。
届いた書類はもちろん大切に扱ってください。重要な情報が詰まった書類は、保管から廃棄までしっかりと管理しておきましょう。
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