部外秘と社外秘は何が違うのか？適切に管理するための方法
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本記事では具体例をあげながら部外秘・社外秘の違いを説明し、適切な扱い方についても解説していきます。
ぜひ参考にしてみてください。
部外秘と社外秘の違いは機密レベル！
部外秘と社外秘とは、企業や組織が定めている機密情報のレベルです。
部外秘とは、部門やチームなど内部の限られた範囲でしか共有できない情報で、社内でも公開できません。
一方で社外秘は、社内では共有できるが社外には公開できない情報です。
部外秘と社外秘の違いは、情報の重要度や影響度によって決まります。
一般的には、部外秘の方が社外秘よりも機密性が高く、漏洩すると大きな損害を与える可能性があると考えましょう。
情報を部外秘・社外秘にする目的
情報を部外秘・社外秘にする目的は、主に2つあります。
1つは、競争優位を保つためです。
もう1つは法律や契約を遵守するためです。
これらについては、以下で詳しく説明します。
部外秘・社外秘が漏洩するとどうなるか
部外秘・社外秘が漏洩すると、企業や組織にとって大きなリスクとなります。
開発中の製品やサービスの情報が漏洩すれば、競合他社に先行されたり、市場価値が下落したりすることもあるでしょう。
また、顧客や取引先からの信頼を失ったり、契約違反で訴訟を起こされたりすることもあります。
個人情報やプライバシーの情報が漏洩すると、顧客や従業員からの苦情やクレームを受けたり、名誉毀損や人格権侵害で訴えられたりすることも考えられます。
以上のように部外秘・社外秘が漏洩すると、企業や組織の信用や評判、競争力などに大きな影響を与えることになると心得ましょう。
部外秘・社外秘について具体例を挙げて紹介
ここからはどのような情報が部外秘・社外秘にあたるのか、具体例をあげて解説していきます。
● 部外秘の具体例
● 社外秘の具体例
部外秘の具体例
部外秘の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。
● 開発中の技術や製品の詳細
● 未発表の戦略や計画
● 重要な取引先や契約条件
● 経営陣や役員の人事異動
● 重大な事故や不祥事の内部調査
これらの情報は、社内でも限られた人しか知ることができず、部門やチームごとに管理されています。
部外秘の情報は、漏洩すると企業や組織の存続に関わるほど重要な情報です。
社外秘の具体例
社外秘の具体例としては、以下のようなものが挙げられます。
● 顧客や従業員の個人情報
● 営業成績や財務状況
● 製品やサービスの価格設定や販売方法
● マーケティングや広告の企画案
● パートナー企業との協力関係
これらの情報は、社内では共有できるが、社外には公開できない情報です。
社外秘の情報は、漏洩すると企業や組織の利益に損害を与える可能性があるため、細心の注意を払って扱いましょう。
部外秘・社外秘を適切に管理するための対策とは
部外秘・社外秘の重要性や具体例について知ったところで、実際に管理するときの対策方法も理解しておきましょう。
対策方法を以下の3つに分け、それぞれ解説していきます。
● 分類と表示
● 保管と廃棄
● 伝達と共有、そして教育
分類と表示
部外秘・社外秘を適切に管理するためには、まず分類と表示を行う必要があります。
分類と表示を行うことで、情報の機密レベルを明確にし、誰がどこまで見てよいかを判断しやすくします。
まずは情報を部外秘・社外秘・公開可能などに区分けしましょう。
そのうえで会社の規定に従って「機密」や「秘密」などの表示をします。
文書ソフトの透かし機能で、極秘や部外秘などの文字を背景に入れると分かりやすいです。
紙媒体であれば部外秘・社外秘などのラベルを付けてファイリングしておきます。
保管と廃棄
部外秘・社外秘は、正しく保管と廃棄を行う必要もあります。
適切な保管と廃棄を行うことで、情報の紛失や盗難、流出を防ぎます。
紙媒体の場合は、第三者が簡単に閲覧できない・かつ社内から不正に持ち出されない場所に保管しましょう。
最近では法改正もあってペーパーレス化が進み、データ化して管理する方法もとられています。
クラウドや文書管理ソフトで保管する場合、ファイルがある場所にアクセス権限を設けたり、パスワードを関係者間で厳重に管理するのがよいでしょう。
廃棄の必要が生じた際、自社のシュレッダーで処理することもありますが、対策が万全な専門の業者に依頼するほうがリスクを減らせます。
伝達と共有、そして教育
これらの情報を伝達・共有する場合は、必要最小限の人物に限定し、情報の目的や範囲を明確にしたうえで行います。
電子メールやクラウドサービスなど、適切な暗号化やアクセス制限を確保したうえで共有するのがいいでしょう。
情報の漏洩や悪用を防ぐため、必要であれば秘密保持契約などの手続きを行うと安全性が高まります。
また機密情報の適切な取り扱いには定期的な教育も不可欠です。
情報の重要性や適切な取り扱い方、セキュリティ意識を学ぶために、具体的なケーススタディやシミュレーションを行いましょう。
社内での情報漏洩に対する報告体制も整備し、従業員が異常を素早く報告できるように努めることも重要です。
部外秘・社外秘は適切に管理・処理して損害を防ごう！
今回は部外秘・社外秘などの機密文書の取り扱いについて解説しました。
繰り返しますが、これらの機密情報は企業の重要な資産であり、情報漏洩は大きな損害や責任問題につながる可能性があります。
機密情報の違いを理解し、分類や保管、共有や廃棄において適切に取り扱うよう対策しましょう。
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