責任問題にならないために…関係者外秘の情報を取引先に話すときの注意点
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基本的に機密文書は社外漏洩厳禁のため、取引先との共有に不安があるのは当然かと思います。
今回は関係者外秘のような機密文書の取り扱いについて、注意すべきことを解説していきます。
情報漏洩で責任問題や損失を招かないよう、ぜひ参考にしてください。
関係者外秘を取引先に話しても問題ないのか
結論からお伝えすると、関係者外秘の情報を取引先に話すことは問題ありません。
ただし、機密情報の共有は十分な注意と制約の下で行う必要があります。
ここからは以下2つのポイントから、関係者外秘の共有の基本をおさえましょう。
● 関係者外秘の共有は案件の関係者ならば社外の人間でも可
● 社外秘との違いとは
それぞれ解説していきます。
関係者外秘の共有は案件の関係者ならば社外の人間でも可
企業間の取引やプロジェクト進行において、情報共有は不可欠です。
情報共有によって作業効率が向上するほか、様々な変化に対する共同対応で、製品やサービスの改善につながります。
一般的には、案件に関わる者であれば社外の人間や企業にも関係者外秘を共有することが許可されることがあります。
ただし、共有の際はその範囲を慎重に限定し、必要最低限の者にのみ開示するようにしましょう。
社外秘との違いとは
関係者外秘と社外秘の違いは、特定の案件との関係性です。
社外秘は通常、企業全体の秘密情報であり、一部の従業員や業務提携先ですら知り得ない情報もあるでしょう。
一方、関係者外秘は特定の案件において、その進捗や内容に携わる者が知り得る秘密情報です。
そのため、案件やプロジェクトとの関わりが深いのであれば、社外の取引先や派遣先・協力団体とも共有することが可能です。
逆にいえば、社内の人間でも案件の関係者でなければ共有はNGなので気をつけてください。
関係者外秘を取引先に話すときの注意点
関係者外秘を取引先に伝える際には、慎重かつ適切な対応が求められます。
以下に、その際の注意点を3つ挙げてみました。
1. 必要最低限の情報にとどめる
2. 相手にも秘密を守ることを求める
3. 口頭だけでなく、メールや書類などの記録を残す
順に見ていきましょう。
1. 必要最低限の情報にとどめる
関係者外秘を取引先に開示する場合、相手が知る必要がある情報だけを伝えましょう。
余計な情報を提供すると、情報の取り扱いに混乱が生じ、情報の誤解や管理不行き届きなどのリスクが生まれる可能性があります。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えるためにも、必要な情報を厳選すべきです。
2. 相手にも秘密を守ることを求める
取引先に関係者外秘を伝える際には、相手に対して秘密を守る責任を明確に説明し、合意を得るようにしましょう。
契約書や取引条件に秘密保持条項を盛り込むなどが一般的ですが、口頭でも相手に誓約を取り付け、信頼性を高めることが大切です。
互いに利益や損失に繋がる情報を扱っていることへの重要性や危機感を共有することが肝要です。
3. 口頭だけでなく、メールや書類などの記録を残す
関係者外秘の共有が必要な場合は、口頭でのやりとりだけでなく、書面による記録も残しておくことが望ましいです。
もし後々トラブルになった際に事実を確認しやすくなり、責任の所在を明確にできます。
メールや文書に情報をまとめ、双方が同意した内容を文書化しておくことで、将来的なトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
関係者外秘の漏洩は責任問題！取引先に話してもよいか熟考すべき
前述したように、関係者外秘などの機密情報を共有する際には、情報漏洩が以下のような問題に発展する可能性があります。
● セキュリティの脆弱化
● ビジネス上の損失
● 評判への悪影響や内外との信頼喪失
● 法的な問題
取引先に情報を開示する前に、以下のポイントについて確認し熟考しましょう。
1. 契約条件の内容
2. 取引先の信頼性
3. 開示範囲
4. 情報の追跡と管理
もしも取り扱いに疑問や不安がある場合は、法的な専門家にアドバイスを求めることが賢明です。
または必要に応じて上司に報告・相談することも欠かせないようにしましょう。
関係者外秘を取引先に話すときの注意点まとめ
今回は関係者外秘のような機密文書の取り扱いについて、お伝えしました。
関係者外秘を取引先に伝える際には、慎重かつ計画的にアプローチしましょう。
十分に検討を重ねたうえで適切な情報開示を心がけ、相手にも機密情報を適切に扱う責任を求めることが重要です。
関係者外秘を適切に扱うことで責任問題を回避できるほか、円滑な取引やプロジェクトの進行を確保することが可能となります。
もし機密文書を処理する際に不安を感じた場合は、専門業者に相談することをおすすめします。
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