気がつくと書類が山積みになるデスク。必要な書類が行方不明になるのは日常茶飯事、見つけたと思ったら取る際にバランスが崩れて雪崩が発生……。こんなデスクにもう飽き飽きしていませんか？
今回はデスク周りの書類を増やさない2つのコツをご紹介します。たった2つのコツさえ身につければ、山積みデスクを卒業することも夢ではありません。
「なんとかしたい！」と思っている方こそ、この記事を参考に実践してみてください。
書類を増やさないためにできること
当たり前のことではありますが、デスクのきれいを維持するポイントは「書類を増やさないこと」です。しかし、仕事を進めるなかでどうしても書類は発生してしまうもの。そこで意識したいのが次の2つです。
・迷ったら捨てる
・メールなどの電子データは印刷しない
迷ったら捨てる
デスクに書類が積み上がる一番の原因は、いらない書類を取っておくこと。中には捨てられない書類もありますが、明らかに不要な書類を取っている方も多いのが現実です。
手元に届いた時に取っておくべきかを迷ったら、その書類は捨てるようにしましょう。大事な書類を捨ててしまうのではと心配になる方もいるかもしれませんが、本当に大切な書類は取っておくべきかを悩みません。
たとえば、契約関係の書類を手渡された時、「取っておくべきか？」と悩むでしょうか？本当に必要な書類は悩むことなく判断できるはず。悩んだら捨てるように意識していきましょう。
メールなどの電子データは印刷しない
中堅以降の方によくみられるのが、電子データを印刷して手元に置いておくこと。電子データがあるのに書類で保存するのは意味がありません。データでいつでも確認できるからです。
もちろん印刷したほうが見やすい気持ちもわかりますし、届いたデータを印刷して確認したい方もいるかもしれませんが、デスクのきれいを保つためには電子データは印刷しないように心がけましょう。
どうしても印刷して確認したい場合には、確認が終わったらすぐに処分するように徹底してください。
まとめ
書類が山積みになり、今にも崩れてしまいそうなデスクよりも、すっきりと整っているデスクのほうがデキる感が出るものです。せっかく頑張って働いていらっしゃるのですから、デスクの状態で評価を下げてしまうことがないように気をつけましょう。
不要になった書類はゴミ箱へ捨てるのではなく、シュレッダーや廃棄業者を利用して処分するようにしてください。もし、会社の機密に関わる情報が記載されていた場合、情報漏洩させてしまっては大問題です。
自分の手元にある書類は、廃棄するまで責任を持って扱ってくださいね。
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