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「確定申告が終わったら領収書を捨てて大丈夫？」
このような疑問を抱えている方も多いでしょう。
結論をいうと、確定申告が終わっても関連書類は一定期間保存しておくべき、と法律により定められています。
保存期間内の書類をうっかり廃棄しないようにしましょう。
当記事では、確定申告の関連書類の保存期間を細かく解説した後に、保管方法のアイデアも紹介します。
【青色申告の場合】確定申告の書類の保存期間は7年が基本
国税庁によると、青色申告の必要書類の保存期間は以下のとおりです。
【青色申告の場合】
保存が必要なもの 保存期間
帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳等 7年
書類 決算書類 損益計算書、貸借対照表等 7年
現預金取引関係書類 預金通帳、領収書等 7年
その他 請求書、契約書等 5年
記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
ただし、前々年分所得が300万円以下の方は、現預金取引関係書類の保存期間は7年ではなく5年と決まっています。
これらの書類は複式簿記で記帳するものと定められています。
複式簿記というと難しい印象を持たれがちですが、今は市販の会計ソフトを利用すれば簡単に記帳できるので、ぜひ活用してください。
【白色申告の場合】確定申告の書類の保存期間は5年が基本
国税庁によると、白色申告の必要書類の保存期間は以下のとおりです。
【白色申告の場合】
保存が必要なもの 保存期間
帳簿 収入や必要経費を記した帳簿（法定帳簿） 7年
その他帳簿（任意帳簿） 5年
書類 決算に関連して作成した書類 5年
業務関連書類
記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
所得税及び復興特別所得税の申告の必要がない方も、事業を行っている方は全員、収入金額や必要経費を証明できるように書類を保存する必要があります。
税務署の調査が入ったとき慌てないよう、事業関連書類は見返す前提で保管しましょう。
確定申告の書類の保存期間は法律で決められている
確定申告の書類の保存期間は以下の法律で決められています。
区分 法律
法人 法人税法
個人事業主 所得税法
保存期間は確定申告提出期限の翌日からカウントします。
後でカウントしようと思うと、確定申告提出期限がいつだったか分からなくなってしまう可能性があるため、ファイリング時点で保存期限を数えて記しておきましょう。
確定申告の書類の保存期間が例外になる場合
確定申告の書類の保存期間は基本的に5年か7年ですが、以下のとおり例外になる場合もあります。
● 収支が赤字だった場合
● 仕入税額控除を受けている場合
● 電子取引を行う場合
それぞれ具体的に説明します。
収支が赤字だった場合は10年
青色申告の場合、収支が赤字だった年は赤字を繰越せる制度があります。
翌年度以降の利益と、その赤字を相殺して税金を減らせるので、赤字だった年の領収書を10年間保管しておきましょう。
なぜ10年かというと、この赤字を相殺できる期間が10年だからです。
仕入税額控除を受けている場合は7年
仕入税額控除を受けている場合は7年間、領収書を保管しておきましょう。
仕入税額控除とは、納付する消費税から仕入れにかかった消費税を差し引いていい制度のことをいいます。
白色申告の方も、仕入税額控除を受けている場合は7年間保管しておく必要があるので要注意です。
電子取引を行う場合は書類保管不要
電子帳簿保存法の改正により、電子データで保存する場合は、書類の保管は不要になりました。
つまり、7年や5年間書類を保管しなければならないのは、紙で領収書を受け取った場合のみとなります。
電子データで受け取ればややこしい保存期間を考えなくて済むため、可能な限り電子化することをおすすめします。
保存期間中の確定申告書類の保管方法
保存期間中の確定申告書類の保管方法についてですが、たとえば以下の方法がおすすめです。
● のりで貼ってスクラップする
● ポケットファイルに入れる
● ボックスファイルとクリアファイルを活用する
● ジップロック等の袋に入れる
● セクションファイルを活用する
いずれも月ごとに分けて保管するのがポイントです。
年月が分かればさかのぼって書類をみたいときに見つけやすくなります。
確定申告の書類の保存期間が過ぎたら適切な廃棄を
確定申告の関連書類の保存期間について具体的な年数を紹介してきました。
上記の保存期間を参考に、確定申告関連の書類を慎重に管理しましょう。
なお、保存期間が過ぎて不要になった書類は、第三者に知られると不利益を被る情報も多く記されているので、情報漏洩に気をつけて廃棄しましょう。
おすすめは、段ボール箱に詰めてそのまま溶解処分する方法です。
当社に任せていただければ、未開封のまま大きなシュレッダーにかけたうえで溶解処理を行い、完全な抹消処理を行います。
85年間一度も情報漏洩事件を起こしていない実績を信用して、ぜひお任せいただければと思います。
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