機密文書をしっかりと管理する方法とは？

【機密文書をしっかりと管理する方法とは？】

一言で契約書といっても、機密保持契約書や業務委託契約書、基本取引契約書、代理店契約書、売買契約書など様々な種類があります。どれも機密文書扱いになるため、適切な方法で保管・管理しなければなりません。

機密文書扱いになる以上、契約書の内容が外部に漏れてしまったら大変なことになります。それでは、様々な契約書をしっかりと管理する方法についてご説明しましょう。

様々な契約書をしっかり管理する方法

様々な契約書をしっかり管理するためには、セキュリティ体制が万全に整えられた外部倉庫に保管するのがおすすめです。社内で保管するのも良いかもしれませんが、社内だと誰かが契約書を盗み見る可能性があります。

もちろん社員を信用していないわけではないとはいえ、社員の機密情報漏洩に対する意識が低くせいで思わぬところで機密情報を漏らしてしまうことも十分に考えられるでしょう。そういったリスクを最小限にするためにも、安全な外部倉庫に保管しておくのがおすすめです。

契約書の内容については、電子化して文章管理システムで一元管理しましょう。契約書が複数ある場合でも信頼できる業者に担当者立ち合いの元で外部委託することで、コスト削減や業務効率が上がります。

不要になった契約書は機密文書の処分専門業者に依頼しよう

外部倉庫に保管された様々な契約書は、いずれ不要になるのでその都度廃棄する必要性があります。もちろん廃棄する契約書が多くて一度に処分するのが難しいことも考えられるので、不要になった契約書は機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめです。

機密文書の処分専門業者であれば回収から完全処分に至るまで外部に漏れないように徹底しているため、安心して処分を任せることができます。おすすめなのは一度も機密情報の漏洩事故が起きていない業者です。

他にも豊富な実績があったり、処理工程に立ち合わせてくれたりする業者なども良いでしょう。

まとめ

様々な契約書は立派な機密文書になるので、厳重に保管しなければなりません。保管場所にするのは社内ではなく、セキュリティ体制が万全に整っている安全な外部倉庫がおすすめです。外部倉庫であれば保管スペースに困ることもありませんし、どんなに契約書が大量にあっても保管場所に困ることもありません。

ただ、いずれ不要になるので安全に処理するためにも機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめですよ。