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機密文書を保管する場合、いつまで保管していればいいのか気になる人も多いのではないでしょうか。機密文書は様々な法律に則って、数年間は保存しなければならないという決まりがあります。つまり、機密文書の種類によってどのくらい保管しなければならないのか知っておく必要性があるでしょう。
基本的に決められた保存年数をクリアすれば処分しても構わないので、その年数が過ぎるまで待つだけです。それでは、機密文書は何年間保存すればいいのかご説明しましょう。
決められている機密文書の保存期間
法律によって決められている機密文書の保存期間は、以下の通りです。
| 労働基準法に関する機密文書 | ||
| 帳簿及び書類の具体例 | 保存期間 | 起算日 |
| 労働者名簿 | 3年 | 死亡・退職・解雇の日 |
| 雇入れ、退職、解雇に関する書類 | 退職等の日 | |
| 賃金台帳 | 3年 国税通則法では7年 |
最後の記入日 |
| その他の賃金に関する書類 | 3年 | 完結の日 |
| 出勤簿やタイムカードなどを初めとする労働時間の記録に関する書類 | ||
| 労働基準法の規定に基づく労使協定等 | 期間満了日 | |
| 各種許認可関連書類 | 完結の日 | |
| 災害補償に関する書類 | 補償終了の日 | |
| 企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録 | 有効期間の満了後 | |
| 労使委員会議事録 | 開催日 | |
| 社会保険に関する機密文書 | ||
| 帳簿及び書類の具体例 | 保存期間 | 起算日 |
| 健康保険に関する書類 | 2年 | 完結の日 （当該労働者の退職等の日） |
| 厚生年金書類に関する書類 | ||
以上のように様々な機密文書の保存期間があるので、保存期間が過ぎるまで待ちましょう。
まとめ
機密文書には様々な種類がある以上、その保存期間も大きく違います。保存期間が違う上に、一部の機密文書は後々のためにある程度保存しておく必要性もあります。機密文書は絶対に外部に情報が漏れるようなことがあってはならない以上、管理もしっかりすることが重要です。
場合によっては機密文書を電子化させて管理しやすい状態にする必要性があるでしょう。
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