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機密文書を扱う上で重要なのは、情報漏洩しないための管理方法です。機密文書の情報漏洩は企業の信用を地に落とし、最悪の場合倒産にまで追い込まれる可能性があります。この事態を防ぐためには、徹底して厳重に管理する必要性があるでしょう。
それでは、機密文書の管理方法についてご説明しましょう
機密文書はどうやって管理すればいい？
機密文書といっても機密レベルに応じて管理方法を決めていかないと、管理コストがかかるので現実的ではありません。機密文書には社外秘文書、秘文書、極秘文書の3種類に分類されるので、それぞれの機密レベルに応じて管理する必要性があるでしょう。
社外秘文書の場合だと、社内のみで共有できる機密文書なので社員も社内のみで閲覧することができます。ただし、いついかなる時でも閲覧できる状態ではいつ情報漏洩が起こるか分からないので、誰がどんな機密文書を閲覧し、いつ退室したのか専用のスペースを設けて管理することが重要です。
秘文書や極秘文書は、決して社内から持ち出されないように専用の倉庫を借りて管理したり、あるいは収納ボックスを頑丈なワイヤーで固定したりするような管理方法が挙げられます。これらの物理的な管理によって情報漏洩を防ぐことは十分に可能です。
ただし、紙媒体だと自然災害で機密文書を紛失してしまう可能性があるため、データ化して管理する手段もあるでしょう。データ化すれば紙媒体をを管理するコストも削減できる上に、一元管理ができるので手軽に管理できるようになります。
データ化する際に気を付けてほしいのは、データ化した機密文書が不正アクセスやセキュリティの脆弱性による原因で外部に漏洩してしまうことです。外部に漏洩しないようにするためにも、不正アクセスされないように万全のセキュリティ対策を徹底しましょう。
後は管理する必要性がなくなった機密文書から廃棄処分したりデータを徹底して削除することが大切です。
まとめ
機密文書の機密情報が外部に漏れるようなことがあってはならないので、厳重に管理する必要性があります。社内に持ち込まれないように専用スペースを作って入室時間や退室時間を記録したり、専用の倉庫で管理したり、収納ボックスを頑丈なワイヤーで固定したりと様々な方法があります。
データ化する場合でも、セキュリティの穴を突かれて突破されないように常にセキュリティ対策を万全にすることが大切です。
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