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【機密文書の裁判文書は電子化して外部倉庫に保管しよう】
様々な機密文書の中でも特に厳重に扱わなければならないのが、裁判文書です。依頼主からの資料や調査資料、訴訟関連書類、判決書類、裁判記録など決して外部に漏らしてはいけない情報が詰まっている裁判文書は、電子化した上で文書管理システムで管理し、紙の裁判文書は外部倉庫サービスを利用して保管するのがおすすめです。
それでは、機密文書である裁判文書の管理方法についてご説明しましょう。
裁判文書は電子化してから文書管理システムと外部倉庫を利用しよう
裁判文書はとにかく重要な情報が記載されているので、適当に管理するのはもちろん不要な文書を放置し続けているのもNGです。しかし、紙の文書だと量が膨大でどのように管理すればいいのか分かりにくいでしょう。
そんな時は裁判文書を電子化して文書管理システムを導入するのがおすすめです。、これなら膨大な量の裁判文書も文書管理システムによって分かりやすく管理できますし、最適化されていることから誰でも最新情報が閲覧できます。
また、不要になった紙の文書は、いったん保存するセキュリティ体制が万全に整っている外部倉庫に保管するのがおすすめです。外部倉庫であればセキュリティ面で安心できますし、防湿性、耐震性、防火性、防水性、災害対策に効果的であれば裁判文書を情報漏洩しないように守ってくれます。
貴重な資料を大切に保管するためにも、外部倉庫を活用するのがおすすめですよ。
本当に不要になった裁判文書は処分専門業者に依頼しよう
裁判文書を外部倉庫に保管すれば確かに安心ですが、保管期限を過ぎた裁判文書は不要になるので情報漏洩しないうちに早々に処分した方が良いでしょう。
そんな時に利用したいのが、機密文書の処分専門業者への依頼です。機密文書の処分専門業者であれば、情報漏洩することなく迅速に機密文書を処分してくれるので、安心して任せられます。情報漏洩事故を一度も起こしたことがない処分業者に依頼しましょう。
まとめ
裁判文書は裁判に関連する様々な情報が記載されているため、関係者以外は口外無用の機密情報を漏らすようなことがあっては絶対にいけません。
電子化や文書管理システムを導入してスムーズな管理を可能にしたら、処分専門業者に依頼して早々に処分した方が良いでしょう。何年も放置して常に情報漏洩の危機に晒さないためにも、処分専門業者に依頼してみてはいかがでしょうか。
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