あなたの企業の機密文書が流出する可能性について、きちんと把握していますか？
機密文書の流出は、企業の存続にもかかわるといっても過言ではありません。なぜなら、会社独自の技術や販売戦略がライバル会社に模倣され、企業の業績に大きな影響が出るからです。
また個人情報の流出で社会からの信用を一気に失い、深刻な場合は訴訟問題へと発展するケースもあります。
しかし機密文書の流出は後を絶ちません。この記事では流出の経路、機密が流出したときの被害、そして安全確実に機密を保つための方法をご紹介します。
最後まで読んで、機密文書をしっかり管理できるように役立ててください。
機密文書の流出経路トップは現職従業員のミス
企業での機密の媒体は多様化が進んでいますが、大きく3つに分けられます。
・紙の書類
・パソコンやサーバーのデータ
・社員が身に付けた知識
デジタルデータの流出が増加していますが、いまだ紙媒体の流出が多数を占めています。
そして具体的な機密には、以下のような内容が挙げられるでしょう。
・顧客の個人情報
・名刺や取引先の情報
・企業独自の技術
・販売戦略やアイデア
・企画書
・見積書
個人情報から企業の最高機密まで多岐にわたります。
これらの機密文書は、担当者が気をつけても情報の漏洩が後を絶ちません。営業秘密の流出経路は従業員のミスが多く、漏洩先競合他社が多いようです。
具体的な流出ルートは以下が挙げられます。
・メールの誤送信
・作業ミスや設定ミスなどインターネットを介した事故
・名簿の持ち出しなど内部不正行為による事故
・口頭での漏洩
・書類の盗難
・紛失
ちょっとしたミスや誤りが、大きな被害につながることを自覚しましょう。機密書類の処分方法も、慎重に選ばなくてはなりません。
機密文書が流出することで企業が受ける3つの重大被害
次に、機密文書が流出した際に受ける被害を、大きく分けて3つご紹介します。
企業の信頼を失う
もっとも大きな被害は会社の社会的信用や企業イメージの大きな低下、失墜でしょう。それだけではなく個人情報が漏洩すれば訴訟問題へと発展することもあり、ダメージを回復するには大変な努力が必要です。
また社内での士気やモチベーションの低下、優秀な人材の流出など生産性にも悪い影響を与え、会社の存続に大きな被害を与えます。
金銭的な被害
機密文書の流出で失うものは会社の信用だけではありません。経営に直結する金銭的な被害も多大です。
個人情報の流出の場合は、
・被害者への謝罪費用
・漏洩原因の調査費用
・クレーム処理での人件費
・行政処分や裁判になったときの費用
なども大きな代償になります。
また、中には流出機会を利用した悪質な詐欺もあります。公的機関の関係者であるかのように装い、個人情報の削除を持ちかけて、金銭をだまし取ろうとするケースが増えているので要注意です。
市場での競争力の低下
3つ目の被害は、
・企業で長年多くの資金をかけて培ってきた会社独自で開発した技術やノウハウ
・今後花開かせようとしている計画途中の販売のアイデア
・戦略や顧客のリスト
このようなものが流失してしまうと、市場での競争力が著しく低下し、業績の悪化を招く点です。
特に競合企業や海外から組織的にシステムが攻撃されたり、社員や元社員によっての極秘資料の持ち出し、口頭での漏洩から最高機密が漏れてライバル企業に盗まれるという、悪意ある流出被害もあります。
機密文書が流出しないようにする3つの施策
企業が決して流出させてはいけない、顧客の個人情報や企業秘密。どのようにすれば、より高いセキュリティを保てるのでしょうか？ここでは3つに分けて方法をご紹介しますので、ぜひ実践してください。
物質的な施策
最初は物理的な施策です。社内でどのような内容が機密文書に該当するのか、そして機密度と処理の方法を定めましょう。
需要度や種類によって、極秘、丸秘、社外秘などに分けて管理を徹底することが重要です。
紙の文書の場合は必ず鍵かかるキャビネットで保管し、書類などをそのままゴミ箱に捨てずに機密文書を処分する専門の業者に依頼しましょう。
業者を選ぶ際は価格だけではなく、セキュリティレベルの高さ、運搬や処理の方法を比較することが大切です。近年では箱ごと処理できる溶解業者を利用する企業が増えています。
パソコンにはパスワードをかける、セキュリティソフトを入れるといった基本的なことや、コピー機に個人のIDを設定する、指紋認証を取り入れる、個人情報の流出原因のトップであるメールの誤送信を防ぐシステムを導入するといった施策も効果的です。
従業員の教育
物理的な施策の後は、企業の機密を流出させない重要性を従業員全体で共有することです。
企業秘密や個人情報が漏れると、どのような被害があるのかという認識を社員が持つだけではなく、各従業員と書面で守秘義務契約や誓約書を交わすことが重要になります。
また個人情報や企業の機密にアクセスできる従業員を決め、誰でもアクセスできないルールを徹底するのがリスクを最小限に抑えるために効果的です。
その他、漏洩の大きな原因となる個人のパソコンの持ち込み、USBや紙の書類による社内機密の持ち出しを、全面的に禁止することもセキュリティ向上に役立つでしょう。
第三者との取り決め
3つ目の施策は取引先や下請け企業、出入り業者との取り決めです。
取引する企業とは漏洩などに関する法的措置の規定を契約書に必ず記載した上で、機密保持契約を締結しましょう。
また企業秘密を手渡すときはその旨をはっきり伝え、文書の取り扱いに最善の注意を払うことが大切です。
そしてオフィスを訪れる人の入れる区域を制限するのも重要で、機密文書の回収会社、他の業者が来訪する際は必ず従業員が立ち会うようにしましょう。
企業の存続に大きく関わる機密文書の流出
ちょっとしたメールの誤操作、うっかりした文書の紛失などから、思いもしなかった多大な被害が企業に及ぶところが、機密文書流出の怖いところです。
社内での個人情報や企業機密のセキュリティの実態を調査し、物質的な施策、社員の教育や取引先との誓約、また漏洩が発覚した際の対応についてしっかりシステム化していきましょう。
そして機密文書が万一漏れた場合は、素早く対処し原因の究明にあたり、再発防止にフィードバックすることが、よりすぐれたセキュリティシステムにしていくために大切です。
今後は、個人情報や企業機密の取り扱いをどうするかが企業の発展、市場での競争力の向上につながるといっても過言ではありません。ぜひこの記事を、あなたの企業のセキュリティ向上の参考にしてください。
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