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機密文書となる契約書をもっと簡単にするには、契約書を整理する必要性があります。不要な契約書と必要な契約書を分けるのはもちろん、社内で決めた項目ごとに分類して保管するなど、工夫するポイントは多くあるでしょう。
いずれも外部に情報を漏らさないために重要なことなので、工夫して契約書を保管することが大切です、それでは、機密文書となる契約書を効率良く保管する方法についてご説明しましょう。
不要な契約書を処分する
様々な契約書を分類して保管するためにも、不要な契約書を探して処分しましょう。たとえば秘密保持契約書や売買取引契約書は保管期間こそ定められているものの、保管期間を過ぎていてもなんとなく保管しておいた方が良いと勘違いしがちです。
保管期間を定めない契約書だったとしても、開示した情報が既に秘密保持ではなくなっている場合は保管する必要性は全くありません。また、契約書に日付が記載されていても、今もその契約は有効になっているのかをそれぞれ確認するだけでも不要な契約書がさらに出てくる可能性があります。
不要な契約書を分け終えたら、シュレッダーや業者への依頼で処分しましょう。
おすすめの方法は機密文書の処分専門業者に処分を依頼する方法です。特に一度も機密情報の漏洩事故を一度も起こしたことがないような業者であれば、安心して処分できるのでおすすめですよ。
社内で決めた項目ごとに分類する
不要な契約書を処分したら、次に残った契約書を探しやすいように分類していきます。もちろん企業によって探しやすさは大きく違うので、プロジェクト名や相手方の企業名、製品名、契約を締結した日付順など、どの基準で並べ替えるかを社内で話し合いましょう。
それぞれの部署で判断しやすい並べ方が最適解となり得るので、どんな並べ方にするか工夫するのがポイントです。
まとめ
現在社内にある契約書を一ヶ所に集めて不要なものとそうでないものを分けるだけでも、多くの契約書を処分できる可能性があります。残った契約書は企業や部署に合った並べ方で分類すると、後から契約書を探すのに苦労しません。
必要最低限の契約書だけを保管し、不要な契約書は機密文書の処分専門業者に依頼することで効率良く保管・処分ができるのが大きなポイントです。もしも処分専門業者を探しているなら、創業以来情報漏洩事故を一度も起こしていないデルエフに依頼するのがおすすめですよ。
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