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皆さんは自分の名刺や顧客からもらった名刺をどのように管理していますか？紙媒体での管理方法やデータ化する際の管理方法も重要ですが、退職する時の処分方法も考えておかなければなりません。万が一外部に情報が漏れるようなことがあれば信用問題に繋がりかねないので、管理方法や処分方法を確かめる必要性があります。
それでは、名刺の管理方法や処分方法についてご説明しましょう。
名刺はどうやって管理する？
名刺は小さいながらも機密文書と同じ扱いになるので、しっかりと管理する必要性があります。
紙媒体で管理する場合、名刺専用のケースに入れて必要な時以外は絶対に持ち出さないようにするか、肌身離さず持ち歩くようにしましょう。
もしも自社で名刺をデータ化させて管理している場合は、不正アクセスや脆弱性の問題が出ないようにセキュリティ対策を強化することが大切です。また、退職者が出た場合は、退職者がサーバーにアクセスできないようにセキュリティ対策を行う必要性もあります。
退職者が自分のアカウントを使い、前職で使っていた名刺のデータを持ち出すということもあり得るため、厳重な管理が必要不可欠です。
勝手に名刺を処分するのはNG
退職する際に名刺を処分しなければなりませんが、自分で勝手に処分するのはNGです。退職する時は必ず上司に相談した上でどのように処分するべきなのか指示を受けてから処分するのが基本です。くれぐれも自分の後任になる人に渡したりシュレッダーで処分したりしないようにしましょう。
また、自分の名刺も上司の指示に従って処分する必要性があります。自分の名刺だからといって勝手に処分するのはNGですし、その名刺にも会社の情報が入っているので指示を仰いでから処分方法を決めることが重要です。
もし上司から具体的な処分方法を指示されなかったとしても、独断で処分せずにシュレッダーで減刑が無くなるまで細断する必要性があります。
まとめ
名刺は機密文書と同じなので、管理する場合でも処分する場合でも外部に情報が漏れるようなことがあってはなりません。企業側は退職者がアクセスできないようにセキュリティ対策をしっかりさせなければなりませんし、自分で勝手に処分せずに上司の指示を仰ぐ必要性もあります。
適切な方法で処分すれば、情報漏洩の心配は限りなくないでしょう。
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