秘匿性の高い内容の記載された機密文書の取り扱いには、十分な注意が必要です。機密文書には大きく分けて3種類あり、セキュリティレベルも異なります。
そこで今回は、極秘文書、秘文書、社外秘文書それぞれの趣旨と扱いのルールをご紹介しましょう。
それぞれの書類の正しい取り扱い方法を理解して、適切な方法で取り扱ってくださいね。
極秘文書とは
「極秘文書」はセキュリティレベルが一番高い機密文書です。
国の場合は、外交や安全保障など国家機密にあたる内容、企業の場合は経営状況に関わる非公開の経理書類、M&Aの計画、独自の研究データ、開発資料などが極秘文書に当たります。
極秘文書が漏洩することで、国や企業に損害及び危険が及びます。組織内で閲覧できる人間も非常に限定され、経営や政権の根幹に関わる数人のみで指定されていることが多いです。
秘文書とは
「秘文書」は極秘文書に比べるとセキュリティレベルは下がりますが、こちらも経営や運営に関わる重要な書類になります。
閲覧できる範囲はやや広くなり、企業でいうと役員や部署の長あたりまで見られるような書類です。個人情報や人事に関わる書類、他社との契約書などが、秘文書に当たります。
送付や手渡しの場合は基本的に親展となり、作成時にも周囲に漏れないよう十分に気を配る必要があります。
社外秘文書とは
「社外秘文書」は社内の人間は車内で基本的に閲覧することができますが、外部の人間に見せたり、社外に持ち出すことを禁止されている書類です。
各種マニュアル、顧客データ、企画書案などがこれに当たります。業務上は必要ですが、秘匿性の高いデータというところです。
仕事で使うからとコピーをとったり、少しくらい社外に持ち出しても大丈夫だろうと考え、事故が多い書類。情報漏洩が起こらないように保管場所を決める、使用の際の許可の取り方を決めるなど、しっかり監視できる体制が必要になります。
まとめ
いくら「これは社外秘だ」「秘文書だ」と定めても、扱う人間が重要性や危険性を理解していないと安易に持ち出す等、事故の危険性が上がります。
外出先でカバンを盗まれ、その中に機密文書が入っていたというニュースは度々耳にしますよね。社員の情報に対するリテラシーを高めることが、機密文書の取り扱いには必要不可欠です。
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