役所などへの書類送付にお役立ち！送付状の書き方解説とテンプレート
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今回は役所宛てに書類を送付する際の送付状の書き方を解説します。
本籍地の役所に戸籍謄本の申請書類を送りたい方や、就職先の役所に提出書類を郵送しなければいけない方は、ぜひ参考にしてください。
役所に書類を送る際は送付状を同封するとスムーズ
書類を送る際に送付状を添えるのにはいくつかの役割やメリットがあります。
ここではそれを踏まえたうえで、書き方のポイントなど以下3点をおさえましょう。
● 送付状の役割とメリット
● 送付状の書き方のポイント
● 送付状は手書きとパソコン作成のどちらがいい？
送付状の役割とメリット
送付状の役割と、同封するメリットは以下の3つです。
1. 書類の目的と概要の説明
送付状には書類の目的や概要を簡潔に記載できます。
これにより受け取り側が書類の内容やおこなう業務について素早く理解しやすくなります。
2. トラブルを防ぐ
送付状を同封することで書類が正確な宛先に届く確率が高まるほか、万が一紛失した際にも追跡や再送の手続きがスムーズに行えます。
3. 丁寧さを印象付ける
送付状は丁寧なコミュニケーションをとる礼儀正しさや、ビジネスライクな態度を表現する手段にもなります。
このように、送付状はトラブルを防いで書類の授受をスムーズにしてくれるでしょう。
送付状の書き方のポイント
上記を踏まえたうえでの、送付状の書き方のポイントは4つです。
● 宛名や送り主の情報を明記する
● 書類の内容や目的を簡潔に説明する
● 必要なアクションを促す
● 適切な敬語など丁寧な表現を心がける
詳しい内容や実際の書き方については、後ほど解説します。
送付状は手書きとパソコン作成のどちらがいい？
送付状が手書きとパソコンで作成したものとどちらがいいかは、一般的に状況や好みによります。
しかし公的な文書や法的な文書の場合、印刷された方が正確でプロフェッショナルな印象を与えるでしょう。
また手書きの場合は字が読みにくいと誤解を生む可能性もあるため、注意が必要です。
以下にそのまま使えるテンプレートを載せますので、パソコンで必要情報を入力→印刷するだけで簡単に作成できておすすめです。
役所に書類を送るための送付状の書き方【テンプレートあり】
ここからは実際の送付状の書き方について、詳しく解説していきます。
通常のビジネスシーンで取引先向けに作成する送付状とは違う点もありますので、しっかりおさえておきましょう。
送付状の基本構成
送付状の基本構成は以下の通りです。
● 前付け
○ 送付状を作成した日付
○ 宛名（部署と担当者名）
○ 送り主の情報（住所や名前など）
● タイトル（「◯◯の送付について」などシンプルに）
● 本文
● 別記（書類の概要）
詳しい内容については次項で説明します。
そのまま使える！送付状の書き方テンプレート
それでは送付状の実際の書き方を見てみましょう。
________________________________________
令和〇年 〇月 〇日
〇〇課 〇〇係
〇〇〇〇様（※またはご担当者様）
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇〇
090-●●●●-●●●●
（あればメールアドレス）
氏名
〇〇の送付について
（ 理由 ）につき、〇〇を別紙のとおり送付いたします。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、（ 相手に望むアクション ）何卒宜しくお願いいたします。
（例）戸籍謄本を郵送してくださいますよう
記
（同封書類）
１．…
２．…
３．…
…
以上
________________________________________
以上が役所などに送る送付状の書き方です。
作成後、その他の必要情報と共に封筒に入れて送付しましょう。
送付状を作成する際に注意すること
役所に書類を送る際の送付状は、通常のものに比べてシンプルさを心がけましょう。
役所の担当者は業務上多くの申請書類に目を通す必要があるので、冗長な表現よりも文書の本題に素早く入り、要点を明確に伝えることが重要です。
時候の挨拶や回りくどい説明を避け、必要な情報や相手に望むアクションを分かりやすく明記しましょう。
とはいえ雑な言葉遣いになってしまうのは厳禁です。
丁寧な表現や敬語を使うよう気をつけてください。
送付状で重要なのは正確で丁寧な表現！役所に書類を送るときは気をつけよう
今回は役所に書類送付する際に同封する送付状について、おさえておくべきポイントを解説しました。
役所に送る書類は、本人確認書類などの重要なものであることが多いと思います。
大切な個人情報なので、必要なくなった場合は適切に処理しましょう。
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