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様々な人の住所や名前、電話番号やメールアドレスなどを記載した住所録は機密文書といっても差し支えありませんが、様々な職場で住所録を作成する働きもあるでしょう。しかし、情報漏洩する可能性があると分かっていながら住所録を作成するために個人情報を提供しなければならないのか気になる人も多いのではないでしょうか。
それでは、住所録を作成する際に個人情報を提供する必要性があるのかご説明しましょう。
個人情報の提供を拒否しても問題なし
結論から言えば、住所録を作成するために個人情報の提供を拒否しても構いません。
これは従業員にとって重要な個人情報であるため、本人の同意を得ずに第三者に開示することは原則として認められていません。これは個人情報保護法にも記載されていることなので、個人情報の提示を拒否することが可能です。
住所録を作成するということは自分以外の第三者に自分の個人情報が見られてしまうということになるため、その時点で情報が流出してしまう危険性があるでしょう。特に他の従業員はもちろん、外部の業者や個人情報目当てで情報を入手する人などに見られてしまうと、様々な被害に遭う危険性があります。
とはいえ、住所録の作成を禁止する法律はないため、個人情報の提供を求められた時に一方的に拒否するのではなく、なぜ住所録を作成するのか目的を聞くことが重要です。
情報提供をする前に確認しておきたいこと
住所録作成のために情報提供をする前に確認しておきたいのは、どんな目的なのか、その目的以外に個人情報の開示を禁止するか、もしも第三者に提供、流出するようなことがあった場合に懲戒処分及び損害賠償請求をすることができるかどうかです。
とにかく個人情報が流出するようなことがあってはならないので、以上の要項を必ず確認しましょう。もしも以上の要項をや憶測できない場合は、個人情報を提供する必要性はありません。
まとめ
個人情報の取り扱いは敏感になって然るべきなので、住所録を作成するからといって必ずしも個人情報を提供しなければならないわけではありません。
正当な理由がない限り拒否しても構いませんが、どんな目的で住所録を作成するのか、住所録作成以外に個人情報を開示しないことを約束してくれるか、もしも第三者に提供および流出することがあった場合は懲戒処分および損害賠償請求をすることに応じてくれるか確認しましょう。
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