【機密文書である診療録をデータ化する際の形式について】

機密文書である診療録は紙ではなく、データ化して保管するのがおすすめです。規定の年数だけ保存する義務があるので、保存期間内に情報漏洩しないようにするには診療録をデータ化するのがおすすめですが、紙の診療録をデータ化するには複数の形式があります。

それでは、診療録をデータ化する際の形式についてご説明しましょう。

診療録をデータ化する際の形式

診療録をデータ化する際の形式は、以下の通りです。

・オートフィード式

オートフィード式とは、複数枚の診療録を順番にスキャンしてデータ化する形式です。

基本的に画質が良く、読み取り精度も高いので主流になりつつある形式です。

・スタンド式

スタンド式とは、安価な値段のスキャナーでできる形式です。

値段が安価なので導入しやすいですが、逐一診療録のページを送りながらスキャンしなければならないので時間と手間がかかります。

・フラットベット式

フラットベット式は、昔からあるスキャン方法です。

フラットベット式は今でも使っているところもあるかもしれませんが、1枚ずつ挟んでスキャンしていかなければならないのでスタンド式以上に時間と手間がかかります。

診療録をデータ化する際に疑問に思うのは、データ化しても不正アクセスされて情報漏洩されてしまうのではないかということです。

しかし、基本的にデータ化しても不正アクセスされることはないでしょう。何故なら、基本的に診療録がある医院やクリニック、病院のセキュリティ体制が一般に比べてかなり強固だからです。

データの暗号化や不正侵入検知システム、ファイヤーウォールといった強固なセキュリティ体制を敷いていることから、外部からの不正アクセスによって診療録の情報が漏洩されることは基本的にないと言っていいでしょう。

もちろん診療録を扱う人の情報管理の意識を高めることが大切ですが、データ化することで効率良く管理できるのは間違いありません。

紙の診療録をデータ化した診療録は、基本的にセキュリティ体制が強固なので外部に漏洩されるようなことはないでしょう。とはいえ、ちょっとしたミスで外部に漏洩する危険性はいつでもどこでも何度でもあるので、しっかりとした情報管理の意識を持って管理することが大切です。