預けっぱなしはNG！ストレージサービスの正しい使い方とは？

ストレージサービスは、大切な情報を預かる外部のサービスのこと。ひと言で「ストレージサービス」といっても、オンライン上にあるものと、実際の荷物を預かるものの2種類あります。

今回はこの2つの違いと、実際の荷物を預かるストレージサービスについて詳しくご紹介します。ストレージサービスは便利な一方で、きちんと管理することが必要です。

この記事を読んで、無駄な経費を使わないような管理していきましょう。

ストレージサービスとは

近年注目されているストレージサービスには、2つの種類があります。

・オンラインストレージサービス
・トランクルーム代わりのストレージサービス

オンラインストレージサービスは、クラウド上にデータを保管するサービスのことです。パソコン上のデータを減らせるだけでなく、万が一パソコンのデータが破損した時のバックアップ代わりにもなります。

一方のトランクルーム代わりのストレージサービスは、主に紙の書類を保管するサービスのことです。自社に保管スペースがない場合に便利なトランクルームのようなものです。

オンラインストレージサービスはデータを保存するのに対し、リアルなストレージサービスではモノを保管します。今回はリアルなストレージサービスについて掘り下げていきます。

ストレージサービスは管理が重要

自社にスペースがないことが理由で、ストレージサービスを利用している企業も多いでしょう。書類をいくらでも預けられるストレージサービスは、便利な半面、きちんとした管理が必要です。

社外にあるストレージサービス企業の倉庫に預けられるため、荷物が積み上がるところを実際に目にするわけではありません。「整理をしよう」という気持ちも起こりづらく、保存期間が過ぎた書類も残していることもあります。

ストレージサービスの利用には利用料がかかります。本来は処分するべき不要な書類に料金を払うのは、経費の無駄遣いです。

ストレージサービスに預けた書類を適切に管理するためには、保管期限ごとに分けて箱に入れておく方法がおすすめです。預ける時に保管期限を設定できる業者もありますが、そうでない場合にはエクセルなどで保管期限を管理しておきましょう。

まとめ

ストレージサービスに預けた書類の保管期限が到来したら、早急に廃棄しましょう。

保管していた書類には会社の大切な機密情報が詰まっているため、業者を利用するのがオススメです。書類を入れた箱のまま回収してくれる業者を選ぶことで、余計な手間を省くことができますよ。