最近話題の「ストレージサービス」。
大切な情報を預かる外部のサービスのことですが、実は2種類あることはご存知ですか？
オンライン上にあるストレージサービスと、実際の荷物を預かるストレージサービス。
今回はこの2つの違いと、実際の荷物を預かるストレージサービスについて、詳しくご紹介します。
この記事でご紹介するストレージサービスは、便利な一方で、きちんと管理することが大切です。
この記事を読んで、無駄な経費を使うことがないよう管理していきましょう！
ストレージサービスとは
近年注目されている「ストレージサービス」には、2つの種類があります。
・オンラインストレージサービス
・トランクルーム代わりのストレージサービス
「オンラインストレージサービス」は、クラウド上にデータを保管するサービスのことです。
パソコン上のデータを減らせるだけでなく、万が一パソコンのデータが破損した時のバックアップ代わりにもなります。
一方の「トランクルーム代わりのストレージサービス」は、主に紙の書類を保管するサービスのこと。
自社に保管スペースがない場合に使われる、トランクルームのようなものです。
オンラインストレージサービスはデータを保存するのに対し、リアルなストレージサービスではモノを保管します。
この記事では、リアルなストレージサービスについて掘り下げていきましょう。
ストレージサービスは便利。でも管理が必要
自社にスペースがないことが理由で、ストレージサービスを利用している企業も多いはずです。
書類をいくらでも預けられるストレージサービスは、便利な半面、きちんとした管理が必要になります。
ストレージサービスに荷物を預ける場合、宅配便で発送して預けるのが一般的です。
荷物で場所が埋まっていくところを実際に見るわけではないので、どんどん保管してしまいがち。
「保管場所がないから整理しないと」という気持ちも起こりづらく、保存期間が過ぎた書類も残していることもあります。
場所はいくらでもあるから問題ないと感じる方もいるかもしれません。
しかしストレージサービスの利用には、利用料がかかります。
本来は処分するべき不要な書類に料金を払うのは、経費の無駄遣いです。
きちんと管理しておく必要があります。
ストレージサービスに預けた書類の管理方法
ストレージサービスに預けた書類は、実際に目にすることが少なく、気をぬくとすぐに保管期限を超えてしまいます。
前章でお話ししたように、経費がもったいないので適切に管理していきましょう。
ストレージサービスに預けた書類は、保管期限ごとに分けて箱入れしていく方法がおすすめです。
預ける時に保管期限を設定できる業者もありますが、そうでない場合には箱ごとにエクセルなどで管理しておきましょう。
保管日と保管期限を入力しておき、期限がきたら赤字になるように設定しておくとわかりやすいですね。
ストレージサービスに預けていた書類の廃棄方法
ストレージサービスに預けた書類の保管期限が到来したら、早急に廃棄しましょう。
保管していた書類には、会社の大切な情報が詰まっているため、業者を利用するのがオススメです。
その際、1箱1箱指定の箱に詰め替えるのは手間なので、入っている箱のまま回収してくれる業者を選ぶといいでしょう。
あらかじめ廃棄することを見越して、回収できないプラスチックのファイルなどは避けておくと楽ですね。
まとめ
ストレージサービスには、次の2種類がありました。
・オンラインストレージサービス
・トランクルーム代わりのストレージサービス
オンラインストレージサービスは、クラウド上にデータを保存するサービスのこと。
トランクルーム代わりのストレージサービスは、紙の書類を保管するサービスです。
トランクルーム代わりにできるストレージサービスは便利ですが、きちんと管理しておかないと無駄な経費を使うこともあります。
保管期限の管理には、エクセルなどのツールを使うのがオススメです。
業者によっては先に保管期限を設定できるので、活用していきましょう。
ストレージサービスに預けていた書類には、会社の大切な情報が詰まっています。
箱のまま廃棄処理できる、機密文書の廃棄業者を選んでおきましょう。
その際、箱を詰め替えなくて済むように、指定の箱がいらない業者がおすすめです。
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