重要書類の送り方のマナー3選！注意点も解説
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「郵便以外に送る方法ってある？」
「守らないといけないマナーを知りたい」
このような疑問を感じていませんか。
重要書類の送付方法を把握していないと情報漏洩だけでなく、ビジネスチャンスを逃すことになります。
今回は重要書類の送り方のマナーと注意点を解説します。
取引先にトラブルなく重要書類を送りたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
重要書類の送り方のマナー3つ
重要書類の送り方のマナーは以下の3つです。
1. 送付状を添える
2. クリアファイルに挟む
3. 配達記録が残る方法で送る
ビジネスチャンスを逃さないために、マナーをしっかりと守って送るようにしましょう。
具体的に解説します。
1.送付状を添える
送付状は、書類の概要を記載した文書のことです。
起業には大量の書類が届くため、添え状があることで重要書類がなにかすぐにわかります。
記載すべき内容は、以下のとおりです。
● 送付する日付
● 相手の方の氏名
● 送付書類の名称
● 書類の枚数
● 時候の挨拶
添え状の本文には必要事項だけではなく、取引の御礼を添えると好印象になるでしょう。
2.クリアファイルに挟む
重要書類は、折らずにクリアファイルに挟んでください。
クリアファイルに挟むことでページ数の多いものや、厚みのある書類も送りやすくなります。
折り曲げや雨で濡れることを防ぐために、挟んでからA4サイズが入る封筒に入れるようにしましょう。
3.配達記録が残る方法で送る
郵送事故のリスクやトラブルを最小限にするために、配達記録が残る方法で送ってください。
もし郵送時にトラブルが発生した場合、自社指定された日時への発送が証明できるからです。
配達記録が残る方法は、以下のとおりです。
一般書留 +435円（基本料金に加算）
（損害要償額10万円まで）
さらに5万円ごとに+21円（上限500万円）
引き受けから配達に至るまでの記録が残る
簡易書留 引き受けと配達のみを記録する
賠償額は5万円まで
+320円（基本料金に加算）
（損害要償額5万円まで）
特定記録 郵便受けまでの配達の記録が残る
インターネットで配達状況を確認できる
+160円（基本料金に加算）
引用：書留│日本郵便株式会社
重要書類の送り方の注意点3つ
重要書類の送り方の注意点を3つ紹介します。
1. メール便で送らない。
2. 書類の向きを重ね、順を気をつける
3. 正式な表現で宛名や住所を書く
注意点をしっかりと守って重要書類を送るようにしましょう。
具体的に説明します。
1.メール便で送らない
重要書類は、メール便で送らないようにしましょう。
郵便法第4条では、他人の信書の送達業務を行えるのは日本郵便に限ると記載されています。
紛失のときに保障がなく、行方不明になったら困るものを送ったらマナー違反になります。
したがって重要書類はメール便ではなく、追跡番号が発行してもらえる方法で送るようにしましょう。
2.書類の向きや重ね順を気をつける
重要書類は、表面をそろえて封筒に入れてください。
封筒を開けて、書類を取り出したときに表面が見えるように入れる形です。
書類の重ね順は、送付状が書類の一番上に重ねて送付しましょう。
受け取った人が封を開けて、最初に見えるものが送付状にすることが重要です。
3.正式な表現で宛名や住所を書く
会社名は正式な表現で、宛名や住所を書いてください。
省略せず「〇〇株式会社」など正式名称で記載します。
また会社名だけではなく、部署や担当者名まで漏れなく記載することが重要です。
住所を記載するときも省略せずに「〇丁目〇番地〇号」という正式な表現をしましょう。
重要書類の4種類の送り方
重要書類の4種類の送り方を紹介します。
1. レターパック
2. 特定記録
3. 書留簡易書留
4. 宅配便
重要書類は「信書」にあたります。
信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。
送り方によって料金や特徴はそれぞれ異なるため、トラブルが起きないためにしっかりと把握しておきましょう。
1.レターパック
レターパックは、専用の封筒でA4サイズの信書が送付できるサービスです。
受領印がもらえる「レターパックプラス」（全国一律520円）と郵便受けに届ける「レターパックライト」（全国一律370円）があります。
レターパックはポスト投函が可能ですが、ポストに入らない場合は窓口で出すか、集荷に来てもらいましょう。
2.特定記録郵便
特定記録郵便とは、差出人の出した郵便物の引受や配達状況を記録してくれるサービスで、チケットや請求書などの発送におすすめです。
受取人は受領のサインが不要で、郵便物はポストに投函されます。
差し出した記録が残るため、万が一届かない場合があっても送ったことの証明が可能です。
また追跡サービスでは、郵便物が配達完了になっているかも確認できます。
3.一般書留・簡易書留
書留は、受取までの過程を記録してくれるので、届いていない原因を特定しやすく、賠償金も保証されます。
引受けから配達に至るまでの記録が残る一般書留と、引受けと配達の記録が残る簡易書留があります。
一般書留の場合、経由した郵便局の時間が記録されるため、届いたかどうかよりわかりやすいことが特徴です。
4.宅配便
郵便だけでなく、宅配便で重要書類を送付できます。
ただし宅配便で重要書類を送るときは、郵便法に抵触しないように注意してください。
宅配便を利用する場合には「信書扱い」で送りましょう。
信書扱いがない宅配便で送付してしまった場合、法律違反になる可能性が高くなります。
重要書類に宅配便を利用する際は、信書サービスの有無を事前に確認しておきましょう。
重要書類の送り方のマナーを身につけて、ビジネスチャンスを広げよう
今回は重要書類の送り方のマナーと注意点を解説しました。
送付状を添えて、配達記録が残る形で送ることが重要です。
また、このような重要書類は、受け取った側の廃棄までの取り扱いも慎重に行う必要があります。
粗雑に扱ったせいで情報漏洩につながっては、会社の信用を損ねる事態になりかねないためです。
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