重要な書類を間違えた!正しい訂正方法をお伝えします

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手書きで書類を作成していたら、間違えてしまった。印刷してみたら間違っていることに気がついた。

ビジネスシーンではよくある場面ですよね。

ミスに気がつくととても落ち込みますが、簡単に修正することができるので安心してください!

それが「訂正印」の利用です。間違えた箇所に訂正印を押印し、間違いを直すだけ。この記事では、訂正印を使った修正の方法をご紹介します。

正しいやり方を知り、ビジネスで間違ってしまうことがないように確認しておきましょう。

書類を間違えたら「訂正印」を押印

訂正印とは、一度記載したものを訂正するときに押す印のことをいいます。

認印(通常の印鑑のサイズ)を使うことも可能ですが、“訂正印”という、訂正印を押すために作られた専用の印鑑もあります。

印鑑を押せればどちらでも問題ないですが、訂正印を押した後、修正をすることが多いでしょう。

大きなサイズの認印を使うと、訂正するための十分なスペースを取ることができません。そのため実務では、訂正スペースを取れる小さいサイズの“訂正印”を使うことが多いです。

訂正印はどのような印鑑も使えますが、シャチハタが使えないこともあります。公的書類ではシャチハタの訂正印は使えません。

シャチハタはインクを使っているため、経年劣化して見えなくなる恐れがあるからです。また、量産されているために、本人以外でも押すことができてしまうのも問題。

訂正印はインクではなく、朱肉を使う印鑑を使用しましょう。

訂正印と似ている「捨て印」とは

捨て印とは、欄外に押すことで「書類が修正されてもいい」という意味を表すものです。訂正印を押したつもりが欄外になり、捨て印にならないように注意しましょう。

ただし、捨て印は他の印鑑と区別するために、まったく違う印鑑を使うことが多いです。実際に捨て印を押す場面では、訂正印とは別の印鑑を用意すると安心でしょう。

訂正印が使えない書類もある

書類への記載を間違えたときは、訂正印を使って間違えた部分だけを直すことができます。しかし、訂正印が使えない書類もあるので気をつけてくださいね。

訂正印が使えない主な書類は、領収書や請求書といったお金にかかわる書類には訂正印を使わない方がいいでしょう。重要な書類であるだけでなく、金額等が訂正されていると信頼性が低くなってしまうためです。

また、履歴書も訂正印を使わない方がベター。履歴書は自分を採用してもらうために、熱意をアピールする書類です。間違った箇所を訂正印で直している履歴書では、本気でない印象を与える可能性があります。

訂正印の押し方

訂正印の押し方には厳密な決まりはありません。

間違った箇所に二重線を引き、その上、または近くに訂正印を押します。訂正箇所を塗りつぶすのはNG。下の文字が見えるように線を引くのが原則です。

1文字間違ったときには、単語全体を訂正する方が見やすいでしょう。

たとえば「東京都」を「西京都」と書いてしまった場合、「西」だけを修正するだけでも間違いではありませんが、単語全体を二重線で消した方が望ましいです。

文字を訂正したい場合には、二重線を引いた近くに正しい言葉を記載します。訂正をさらに間違えてしまった場合には、もう一度訂正印を押せば直せます。

ただし何度も訂正があると見栄えもよくなく、場合によっては書き直しを求められることがあります。訂正は慎重におこないましょう。

複写式の書類の修正はどのようにやる?

銀行の書類など、複写式の書類を書き間違えてしまうこともありますよね。

複写式の書類を間違えてしまった場合には、すべてのページに訂正印が必要です。

複写になっているということは、それぞれの書類はバラバラになり、各所に提出されるはず。各所で書類の内容に違いがないように、すべての書類に訂正印を押印しましょう。

まとめ

どんなに緊張感を持って書いたとしても、うっかり書類を間違えてしまうこともありますよね。書類を全部作り直すのも大変でしょう。

そのようなときには訂正印を活用して修正をおこないましょう。

二重線を引いてその上に押印するだけ。簡単に修正できるので、小さなミスであれば訂正印で対応するといいでしょう。

ただし、何度も修正した書類は見栄えがよくありません。数回に渡って訂正が必要になった場合には、思い切って作り直す選択をしてくださいね。

破棄になった書類でも内容は重要なことばかり。処分は慎重におこないましょう。間違ってもゴミ箱にポイっ!はNGですよ。

 

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