職場のデスクで書類を溜めない！書類の整理整頓のやり方とは？

毎日職場に着くと、デスクの上の乱れぐあいにめまいがする……ということはありませんか？気をつけているつもりなのに、気がつくと物が散乱してしまうデスク。

特に困るのが積み重なった書類でしょう。

この記事では、職場のデスクに書類を溜め込まない方法をお伝えします。スッキリとしたデスクをキープして、仕事の効率アップをめざしましょう。

デスクが汚いと仕事効率がダウン？書類が溜まるデメリット

職場のデスクが汚れていると、仕事の効率が下がってしまう原因になります。目の前がごちゃごちゃとしていると、集中力が低下するという説もよく聞かれますよね。

特にデスクの上に溜まりがちなのが書類です。ビジネスの場面では毎日たくさんの書類が手元に届きます。それを積み重ねていくと、どうにも手がつけられない状況になることもあるでしょう。

書類が溜まることによるデメリットは、いくつかあります。

＜紛失する可能性がある＞

まず1つ目は、書類を紛失する可能性があるということです。

冒頭でもお話ししたように、たくさんの書類が積み重なっていくことで、デスク上に書類の山ができあがります。そうなると、1枚1枚を意識することはできず、結果的に書類を紛失してしまう可能性も。

ダイレクトメールなどの書類であれば問題ないかもしれませんが、重要な書類をなくしてしまったら大問題です。取引先との契約書や請求書、個人情報の含まれている書類は厳しく管理する必要があります。

＜探す時間がかかる＞

2つ目のデメリットは、書類を探すのに時間がかかるということ。

ビジネスシーンでは時間を大切にする必要があります。取引先との商談中に、急に必要になった書類が見つけられなかったらどうなるでしょうか？

商談は一時休止、後日改めて会う必要が出てくるかもしれません。商談がストップしている間に、他社との契約が進んでしまう可能性もあります。

探す時間をかけずに済むよう、きちんと整理しておくことが大切です。

＜作業スペースが限られる＞

3つ目のデメリットは、作業スペースが限られることでしょう。

会社員のデスクは、1人分の大きさしかありません。パソコンを置いたらデスクの半分以上は埋まってしまいます。

そこでさらに書類を積み重ねてしまうと、デスクの作業スペースがさらに狭まることに。大きく書類を広げて確認したいときや、書類を手書きしたいときに作業しづらくなってしまいます。

作業効率がものすごく悪くなってしまいますね。

書類を溜めない整理整頓の方法とは？

書類を溜め込むとデメリットが多いことを解説してきました。それでは、溜め込まないためにはどうすればいいのでしょうか？

この章では、3つの方法をお伝えしましょう。

・クリアファイルに入れ、立てて収納する
・済んだものは整理してファイリングする
・いらないものはすぐ処分

クリアファイルに入れ、立てて収納する

まずは、書類を紙のまま積み重ねることをやめましょう。紙のままだと、どんどん積み重ねてしまい、結果的に高く積み上がってしまうのです。

書類を受け取ったらクリアファイルに入れることから、やってみましょう。

そして、クリアファイルに入れたら寝かせるのではなく、ボックスなどに立てて収納するようにします。こうすることによって、積み重なる心配がなくなり、デスクの上をすっきりとさせることができます。

済んだものは整理してファイリングする

クリアファイルに入れ、立てて収納していくと、ボックスがいっぱいになってしまう日がくるでしょう。それを放置していくと、ボックスの上にクリアファイルが積み重なってしまいます。

そこで意識してほしいのが、済んだものは整理してファイリングするということ。

いつまでもクリアファイルに保存しておくのは、後々探しにくくなり、使い勝手がよくありません。すでに終了した案件や使わなくなったものは、定期的に整理し、ファイリングしていきましょう。

いらないものはすぐ処分

デスクの上の書類を整えるために一番有効なのは、いらないものはすぐに処分することでしょう。積み重ねないためには、書類の数を減らすのが一番有効なのです。

すでに積み重なっている書類を廃棄する際に、適当にごみ箱に入れるのは避けた方が無難です。自分では忘れているだけで、個人情報や会社の機密情報が含まれた書類が存在しているかもしれません。

1枚1枚確認する時間がもったいないため、積み重ねた書類はシュレッダーで廃棄するのが安心でしょう。

まとめ

デスクの上が乱れていると、集中力の低下をまねくだけでなく、仕事の効率が下がってしまいます。

書類が積み重なってしまう原因は、書類を紙のまま重ねてしまうことです。

書類を受け取ったら、まずはクリアファイルに入れて保管をします。その上でボックスに立てて収納すれば、書類がデスクを占領することはないでしょう。

しかし一番有効なのは、いらないものはすぐに処分すること。重要な情報が漏洩しないよう、処分する際にはきちんとした管理が大切です。