社員が機密文書をしっかりと処分してくれるようにする方法とは？

機密文書を社内で処分する場合、約7割が社内から機密情報が漏洩しているというデータがあるので十分に気を付けなければなりません。これは社員一人一人が機密文書に対する意識をしっかりとさせれば問題ないとも言えます。

しっかりと意識させるように工夫すれば、処分する際に機密情報が社内から漏洩することは無くなるといえるのではないでしょうか。それでは、社員が機密文書を処分する際に機密情報を漏洩させないようにする方法についてご説明しましょう。

機密文書だとハッキリわかるようにする

社員一人一人の意識が低いのは、機密文書だと言われて渡されてもパッと見て他の一般的な書類と比較しても遜色がないからです。一目で機密文書だと分からないようでは、処分しなければいけないと分かっていても後回しにして一般的な書類と紛れてしまったり、雑な扱いをして失くしてしまったりしてしまうでしょう。

そうならないためにも、機密文書の右上に赤字で一般書類とは違うことを表記するのがおすすめです。例えば極秘、社外秘、部外秘など機密文書の極秘レベルに合わせて表記するようにすると一目で機密文書だと分かるでしょう。

赤い字は目を惹きやすく、文字が大きいほど目に付きやすいので面倒ではありますが欠かさず表記することで機密情報の漏洩率が一気に下がる可能性があります。

機密文書の扱いについて講習会などを開く

機密文書の重要性について社員全体で共有するためには、全員参加型の講習会を開いて教えるのも一つの手です。社員一人一人の認識を改め、これから処分を命じられた時にすぐ処分できるように意識を高めることができれば情報漏洩の可能性はグンと低くなるでしょう。

企業によって規定が異なる場合でも、講習会の中で規定を共有できれば混乱することもなくなります。定期的に機密文書の扱いについて講習会を開くことで、社員一人一人の意識を高めることが可能です。

まとめ

社内で機密文書を処分する場合、社員一人一人の意識が低いことで機密情報が漏洩することだけはなんとしても避けたいところです。そこで社員が機密文書をただちに処分し、機密情報を漏洩させないためにも様々な工夫が必要になります。

機密文書にあらかじめ極秘、社外秘、部外秘などの文字を赤字で分かりやすく表記したり全員参加型の講習会を開いたりと社員一人一人の意識を高める方法は多くあります。機密情報を漏洩させないように、しっかり対策しましょう。