知っておきたい機密文書の定義と分類方法について解説します！

『機密文書ってよく聞くけど…詳しくは知らない』
『機密文書には種類があるって本当？』

こんな疑問やお悩みありませんか？
会社の機密を管理する役職に就いたり、個人で事業を回していくとなると、関係者以外に漏らしてしまっては困るような、大切な機密を扱う機会も多くなります。
しかし、情報を機密のあるものと普通なものに区別するのは中々難しいですよね。
そこで、今回の記事では、機密文書の基本的な定義を解説して、機密と認められる要件を紹介していきます。
機密を社内で扱う際の種類分けも併せて紹介していくので、是非最後までご覧ください。

機密文書とは？

ビジネスの世界における機密文書とは、読み手が限定される文書のことを指します。
限定される範囲は、会社の経営陣や、部署内、社内など様々です。
範囲外の人に見られた場合、被害や損失が発生する危険があるため、機密書類として別で管理する必要があるのです。
例えば、オリジナル製品の製造の仕方が他の会社に流出してしまうと、類似品が即座に作られてしまい、本来独占できていたはずの売り上げが奪われてしまう危険もあります。
機会損失や大きな被害を避けるには機密文書の管理はしっかりと行っていかなければいけません。

機密文書として認められる要件は？

しかし、経営者が機密と判断した情報すべてが機密として扱われるのでしょうか。
結論からいうと、決してそうではありません。
要件を満たしていない情報は、機密として認められずに法的な措置を取れないことがあります。
相手が不正な手段で抜き取ったとしても、「機密」を盗まれたことによる被害を裁判で訴えることが出来ないことがあるのです。
そもそも、「機密情報」は法律上は定義されていません。
ただし、不正競争防止法で定められている「営業秘密」の要件を満たすことで、法的措置を取ることが出来るようになります。
要件は、秘密管理性・有効性・非公知性の三つです。
経済産業省「不正競争防止法逐条解説」（令和元年施行版）を参考に詳しくみていきましょう。

秘密管理性

まずは事業者がその機密を守っていく措置を行っているかが判断されます。
事業者自身が機密だと思っているだけでは、管理されているとは見なされません。
社員や取引先に対して、該当する情報が、機密だと明確に示していく必要があるのです。
具体的には、秘密の取り扱いのルールを一般情報と区分した上で、文書に「マル秘」などの表示を付けるなどの措置が上げられます。
機密を秘密として扱う努力なしには管理性は認められません。

有用性

次に、製品の設計図や製法、販売マニュアルなどが例に挙げられつつも、事業活動に役立つ機密であることも大切だといわれています。
しかし、証明には費用の節約や経営の効率の改善などに役立っているという客観的な証拠も必要です。
ただし、失敗データなども不要な投資を回避するといった側面で認められている状態なので、有用だと判断される機密の幅は狭くはありません。

非公知性

世間にあまり広まっていない、もしくは、調べればすぐに分かる機密かという点が見られます。
具体例としては、普通と呼べる範囲内の手段で手に入る刊行物には、載っていない機密であるといった例が示されています。
しかし、外国の紙面に載っていて、その国では簡単に手に入る情報であっても、機密を管理している会社の地域では知られておらず、取得に相当の時間やお金が掛かっている場合には非公知性が認められる場合もあります。
有用性と同様に非公知性も多くの機密を該当させることが可能なのです。

機密文書の分類

機密文書と見なされる要件を理解したところで、機密を社内で実際に運用する際にはどのように扱えば良いのでしょうか？
機密を扱う際には、分類分けをして機密を共有する範囲を限定しておくことがよく行われます。
ここでは、機密文書の分け方を解説していきます。

極秘

もっとも大切な機密で、経営陣などの社内の一部の人間にしか扱えない機密は、「極秘」として分類されることが多いです。
流出した場合に企業全体の安全や利益を脅かす恐れの大きい機密が含まれます。

秘

極秘の次に大切な文書です。
社内の限られた人しか読むことが出来ません。
人事情報や契約書、個人のプライバシーに関わる機密文章が含まれます。

社外秘

社内の正社員以上であれば閲覧可能な機密です。
調査資料や営業企画書などが該当し、社外に公表することで不利益を被る危険性があります。
機密の中での重要性は低いものの、閲覧者が多い機密文章であり、管理のやり方を周知していく手間が多くなりがちです。

まとめ

今回の記事では、機密文書の定義と分類を解説していきました。
機密の多くは、経営に大きく影響する重要な情報であり、万が一の際には法的な手段に訴える準備や、日ごろからの管理が大切です。
機密文書処分の際には、流出のリスクを避ける意味でも、弊社デルエフのような処理業者のご利用も是非ご一考ください。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。