法定文書の書類保存期間は？保存期間ごとに解説
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「法律で保管期間が定められている書類はどれだろう」
このような悩みを抱えている方も多いでしょう。
長期保管すべき重要書類があることはなんとなく知っていても、いざ書類管理をしようとすると何年とっておけばいいか分からずに困ってしまいます。
当記事では、法定文書の書類保存期間と、根拠となる法律を詳しく紹介します。
書類保存期間が決まっている法定文書
企業の書類の中には、会社法・法人税法・雇用保険法などで一定期間の保存が義務付けられているものがあります。
法定文書の保存期間を守らないと法律違反となり、罰則が科せられたり、社会的な信用を失ったりしてしまいます。
法律違反をしないように、具体的な文書名を見ながら保存年限を確認していきましょう。
書類保存期間がなく永久保管が望ましい書類
厳密にいうと法律で永久保管を求められている書類はありません。
ここでは文書の性質を考慮して、永久保管が望ましいと判断する会社が多い書類を紹介します。
後々必要になったときに見つけられないと大騒ぎになるレベルの重要書類なので厳重に保管しておきましょう。
分類 書類名
総務 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
登記・訴訟に関係する文書
官公署の提出文書・通達・許可書類
特許証・登録証など
社規・社則に関する通達文書
効力が永続する契約に関する文書
重要な権利や財産に関する文書
開発・設計に関する文書
人事 重要人事に関するもの
労働組合との協定書
書類保存期間が10年の書類
重要な会議の総会議事録は10年間取っておく必要があります。
経理に関する書類は、賃借対照表・損益計算書・総勘定元帳等の重要書類は10年保存と覚えておきましょう。
分類 書類名
総務 株主総会議事録
取締役会議事録（本店のみ）
監査役会議事録（本店のみ）
監査等委員会議事録（本店のみ）
経理 計算書類（賃借対照表・損益計算書など）
事業に関する重要書類（総勘定元帳・各種補助簿など）
書類保存期間が7年の書類
経理で扱う以下の書類は、法人税施行規則や消費税法などで保存期間が定められています。
必要なときにデータを見返せるように管理しましょう。
分類 書類名
経理 仕訳帳・現金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳など取引関連書類
決算に関して作成された文書
領収書・預金通帳・借用書など現金収受や預貯金の取引で作成された書類
有価証券の取引で作成された証憑書類
請求書・契約書・見積書など取引で使用したもの
電子取引の取引情報に係る電磁的記録
給与所得者の申告書類
源泉徴収票
資産の譲渡など
書類保存期間が5年の書類
事業に関わる報告書・契約書などは5年の保存期間が定められています。
いずれも会社の運営に重要な書類なのでしっかり保管しましょう。
分類 書類名
総務 事業報告書
有価証券届出書・有価証券報告書
産業廃棄物管理票（マニフェスト）の写し
産業廃棄物処理の委託契約書
人事 従業員の身元保証書・誓約書
労働者名簿
労働に関する書類
災害補償に関する書類
経理 監査報告・会計監査報告書類
金融機関などが保存する重要書類
書類保存期間が3年の書類
金融商品取引法により四半期・半期報告書とその写しの保管義務があります。
原本があるからといって写しを破棄しないように気をつけましょう。
書類保存期間が2年の書類
社会保険に関する書類は2年保存です。
使い終わっても2年間は倉庫に置いておきましょう。
分類 書類名
人事 雇用保険に関する書類
健康保険に関する書類
厚生年金保険に関する書類
書類保存期間が1年の書類
金融商品取引法により、以下の報告書は1年間保存するよう求められています。
訂正報告書がある場合はそれも対象です。
分類 書類名
人事 臨時報告書
自己株券買付状況報告書
書類保存期間の根拠
以上の書類保存期間の根拠となる法令には、次のようなものがあります。
● 商法：会計帳簿や賃貸対照表、付属明細書、株主名簿、社債原簿、株主総会議事録、取締役会議事録
● 法人税法・所得税法：仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、棚卸表、損益計算書
● 国税通則法：給与所得者の扶養控除申告書など
● 労働安全衛生法：一般健康診断個人票など
● 雇用保険法：雇用保険の被保険者に関する書類など
● 労働基準法：労働者名簿、賃金台帳、就業規則、出勤簿など
● 健康保険法
● 厚生年金法
● 証券取引法：有価証券届出書、有価証券報告書、半期報告書、臨時報告書など
● 消費税法：課税仕入関係書類、資産譲渡関係書類、財務関係書類
ざっくりいうと、総務に関わるものは2〜5年、経理に関わるものは7年、会社法に関わるものは10年と決められている場合が多いです。
保存期間の根拠が必要になった場合は以上の法律を調べてみるといいでしょう。
書類保存期間が過ぎたら情報漏えいに気をつけて廃棄しよう
法定文書の書類保存期間を年数ごとに紹介しました。
法定年数が経過する前にうっかり紛失したり、捨ててしまったりしないよう十分注意して保管しましょう。
書類保存期間が過ぎたら情報漏洩に気をつけて廃棄します。
重要書類の情報が第三者に知られてしまったら会社に不利益が生じる可能性があります。
情報漏洩が心配な方は、ぜひ当社に廃棄をお任せください。
創業以来約85年間、一度も情報漏洩をしたことがないため、9割以上のお客様がリピートしてくださっています。
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