機密文章の管理から廃棄まで　廃棄業者を利用するメリットも紹介！

「機密文書はどう管理するのが安全だろうか？」
「機密文書の処理を業者に任せるメリットは？」

こんな疑問やお悩みありませんか？
新しく機密文書の管理を任されるようになったりすると、管理の方法に悩んだり、シュレッダーがあるのにわざわざ廃棄業者を使う利点が分からないと感じてしまう方もいますよね。
そこで、今回の記事では、機密文書の基本的な管理方法を解説していきます。
弊社デルエフのような機密文書の廃棄業者を利用するメリットも併せて解説していくので、是非最後までご覧ください。

機密文書の管理方法とは

機密文書の管理は文書の整理から廃棄までが一連の流れです。
それぞれ注意するべき点がいくつかあるので、詳しくみていきましょう。

区分分けをする

書類を管理するにあたっては、機密文書と一般文書を別の区分で分けることが大切です。
どの書類が機密文書なのか一目で見て分かるようにしておかないと、知らない間に処分してしまったり、読まれてはいけない相手に見られてしまう可能性があります。
機密文書だと分かるラベルを付けたり、専用のバインダーに綴じるなどの方法によって、必ず一般文書と混じることの内容に気を付けましょう。

取り扱い方法を決める

機密文書の区分分けを行い、整理を終えたら次は取り扱いの規定を決めましょう。
多くの会社においては、会社で既に規定が取り決められていますが、新興企業などであれば規定が決められていないこともあります。
新しく規定を作成する際には、作成から保管、閲覧、廃棄処理など様々な要素が必要となりますが、機密の重要度に合わせた対応を心がけておくとより安心です。
機密文書は、経営陣や社員など共有できる範囲によって、「極秘」「秘」「社内秘」などに細かく区分分けしておくのが一般的といわれています。

重要文書は分離保管を心がける

規定による取り決めだけでは、情報漏洩を防ぎきれないこともあるでしょう。
特に重要書類に関しては、金庫や鍵付きキャビネットなどの強固なセキュリティがある場所に保管しておくことが大切です。
規定による制限を加えることも重要ですが、万が一強引な手によって機密文書が狙われた時のことを考えると、本当に重要な書類に関しては他の機密文書からも分離して管理しておいたほうが安心だといえるでしょう。

不要な書類は廃棄する

電子データならともかく、紙によって機密文書を作成している場合、用紙は徐々に溜まっていってしまいます。
扱う量が膨大になると、書類を紛失した際にすぐ気が付くことが出来なかったり、保管場所の空きスペースが無くなり、管理が円滑に進まなくなる可能性があります。
そのため、不必要になった機密文書に関しては、定期的に処分していかなければいけません。
人が管理する以上、管理の手間が増えるとそれだけミスが生まれてしまう可能性も高まります。
廃棄処分を怠って重要な書類の漏洩を引き起こさないためにも、機密文書の処理は大事です。

廃棄業者を利用するメリットは？

機密文書の管理の一連の流れを理解したところで、次に弊社デルエフのような専門業者を利用するメリットを解説していきます。
基本的には少量の文書を処分するのであれば、自社のシュレッダーを利用するだけで問題はありません。
ただし、数多くの文書を安全に効率よく処分したいのであれば、廃棄業者の活用には大きなメリットがあります。

大量の書類をまとめて処理可能

業者を利用する一番のメリットといえば、大量の機密文書を手間を掛けることなく処分できる点です。
社内のオフィスで機密文書を処理する場合、バインダーやクリップを外した書類を一つ一つオフィスシュレッダーに掛けて破砕し、最終的には可燃ごみとして廃棄するのが一連の流れとなります。
一つの機密文書を処分する時間は短くても、膨大な文書を処分するとなるとたくさんの時間が掛かりますよね。
しかし、廃棄業者は専用の機械を使っているので、文書の大量処分が可能です。
例えば、弊社デルエフでは段ボールに詰められた文書を、1時間あたり最大4tの処理能力を持つ大型シュレッダーを使っています。
多くの文書がある場合、自社で処理するよりも業者に頼ったほうが時間や人員のコストが浮くので、結果的にお得なことが多いのです。

溶解処理で文書を完全廃棄

専用の機械に掛けることで、機密文書を溶解させて完全廃棄できる点も業者を利用するメリットの一つです。
溶解処理された用紙は復元することが出来ませんし、焼却処理とは異なりリサイクルも出来ます。
しかし、溶解処理に使う道具を自社で揃えるとなるとかなりのコストが掛かります。
環境保護と大量処理を両立させる溶解処理を行いたいのであれば、初めから業者に頼ったほうが無難といえるでしょう。

まとめ

今回の記事では、機密文書の管理の流れと廃棄業者を利用する利点を解説していきました。
多量の文書の処理にお困りならば、ぜひ弊社デルエフ活用のご一考のほどよろしくお願いいたします。
最後までご覧いただきありがとうございました。