機密文書預かりサービスの費用は？実際どれくらいかかるの？

『機密文書預け入れサービスって結局とうなの？』
『どれぐらいの料金がかかるのかな？』
こんなお悩みはありませんか？
結論から言うと、意外と機密文書預かりサービスのコストは高くつきます。
そこで、今回の記事では機密文書預け入れサービスには毎月どれくらいのコストがかかるのかを業者を比較しながら相場観をお伝えしていきます。
この記事を読むと預け入れよりも廃棄のほうがコストが安く済む事実が分かるので是非最後までご覧下さい。

機密文書の保管サービスは意味があるの？

果たして機密文書の保管サービスは意味があるのでしょうか。
ここでは機密文書預かりサービスを展開する各社のコストを比較してみて、どれだけの料金がかかるかを比較しながら保管すべき機密文書とは何かを考えていきます。

各社のコストを比較してみた

では、まず各社のコストを比較するために、代表的な三社をご紹介していきます。

三井倉庫

三井倉庫は大口の預け入れを行う上で需要のある預け入れサービスです。
保管料は1箱あたり100円が月額として掛かり、出庫は無料、再預け入れは500円となります。
初月のトータルコストは、800円となり、そこから月額100円となります。

書類管理ドットコム

書類管理ドットコムは、最安値付近の価格帯で機密文書の預け入れを行なえます。
月額料金は1箱あたり60円となっており、入出庫料として往復で100円がコストとしてかかります。
初月のコストは110円となっています。

セービングBOX

セービングBOXは閲覧頻度によってコースが2つに別れ、更に大口となれば割引も適用されます。
通常のコースだと、1箱あたり保管料が120円で5箱から預け入れが可能です。
入出庫料は120円となっており、初月のトータルコストは720円となりますよ。

大切な機密文書であれば保管する意味がある

さて、実際にコスト面を比較すると、最安値が110円となっており機密文書を保管するにはあまり気にならないコスト感ではないでしょうか。
しかしながら、自社で管理すればこのコストをゼロにすることも可能です。
見落としがちなのが、各社ともに配送料が必要であり、相場観としては大体7〜800円が1箱あたりかかります。
こうなると、閲覧頻度が低く本当に大切な機密文書を保管するにとどめた方がいいですね。

ただし単なる個人情報が載っている書類は保管する必要なし

機密文書預け入れサービスで、利用頻度が高い顧客名簿などを保管するのはやめておいた方がいいでしょう。
業務にどうしても必要で、配送してもらい更に預け入れをもう一度行うとなると配送料だけで1600円以上がかかってしまうからです。
中には書類管理ドットコムのように保管料は安く、集荷手数料などで代金が高くなる業者もいるため注意が必要ですよ。

なぜ機密文書を別の場所に保管する必要はあまりないのか

弊社の結論としては、機密文書を自社以外の場所で保管する必要はあまりないです。
その理由について、ここではより深堀し3つご紹介していきます。

①コストがかかる

先程の項目でもお話したように、機密文書の保管に第3者が関わるとコストが高くなってしまいます。
自社管理であれば、機密情報の管理方法をきちんと行うことでよりコストは低減できるため大量の文章を保管する必要がある業種以外はあまり必要性を感じられません。

②輸送過程で漏洩が起こる可能性がある

次に輸送過程で漏洩が起こるリスクです。
遠方の預け入れサービスを使えば使うほど、輸送車が事故を起こす可能性も高くなり、あなたの責任が及ばない範囲で漏洩事故が起こってしまう可能性が高まります。

③期限が来た機密文書から廃棄すればいい

そして最後に、機密文書の漏洩を防ぐには廃棄を行う方が一番手っ取り早いということです。
特定個人情報が載った機密文書など期限が決まっており、期限が到来したらすぐに廃棄できるよう社内ルールを作ればいいだけなんですね。
そうすることで、機密文書で場所を取られることなくコスト削減にも貢献できます。

機密文書廃棄の時期が来たら

機密文書廃棄の時期がきたら、漏洩リスクを削減するためにも業者に依頼して廃棄を行ってもらいましょう。
機密文書預け入れサービス各社でも、オプションで廃棄をお願いすることもできますが、預け入れ料とオプションにまでお金を払っているとコストが増すばかりです。
弊社デルエフのスポットプランを利用すれば、一部地域ではありますが980円から承ることが可能です。

まとめ

今回の記事では、機密文書預かりサービスについて解説してきました。
各社の状況から大体1箱あたり100円程度が保管料となることが分かりましたね。
ここに入出庫料や配送料、集荷料などが重なり意外とコストが高くついてしまう場合が多いので、まずは廃棄を選択することをおすすめします。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。