機密文書廃棄のルールは？社内ルールを徹底しよう！
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『機密文書って絶対に廃棄しなければならないの？』
『ずっと保管していてはだめなんだろうか？』
こんな疑問はありませんか。
個人情報保護法では、個人情報を含む機密文書の廃棄は努力義務でしたが、マイナンバー法施行と同時に義務化されています。
もし、特定個人情報を使用した後に保管するとなると法律違反になってしまうんです。
そこで、今回の記事では、特定個人情報を含む機密文書の廃棄について、法的な観点から解説していきます。
この記事を読むと、廃棄時のポイントが分かるので是非最後までご覧ください。
機密文書廃棄のルールは法律ではない
結論から言うと、機密文書廃棄のルールは法律で定められているわけではありません。
機密文書に関する社内規定などを見ると、あたかも法律が元になっているように思いますが、廃棄時のルールは法律に明記されていないんですね。
ただ、機密文書の廃棄については法律によって義務化されています。
この違いについて、この項目では更に深堀していきます。
マイナンバー法によって廃棄は義務化されている
平成27年に施行されたマイナンバー法第20条では、個人情報保護法では努力義務となっていた特定個人情報の破棄が義務付けられています。
内容としては、必要がなくなった場合には速やかに廃棄するようにとの要請が事業者用ガイドラインで定められている程です。
このように法律で定められた以上、個人情報を扱う場合には細心の注意を払わなければなりません。
義務化されているが廃棄時のルールはない
ただし、先ほども述べたように廃棄自体は義務化されていますが、廃棄時にどのように廃棄するかまでをマイナンバー法では規定していません。
ただ単に特定の用途以外に保管することを禁じているだけなんですね。
そのため、自社でシュレッダー処理をしようが焼却処理をしようが、機密が漏洩しなければ全く問題がないということです。
廃棄時のルールは社内規定をきちんとつくること
廃棄時のルールを社内規定に盛り込まないことはリスクとなってしまいます。
繰り返しになりますが、特定個人情報やマイナンバーを含む機密書類の廃棄方法には、特にこれといった規定はありません。
しかしながら、これらの情報が漏洩するような事態に陥れば、社外の信用を貶めるだけでなく、漏洩させた企業は損害賠償請求や慰謝料請求がなされる可能性があります。
こうなってしまうと、体力のない企業は一回で経営が立ち行かなくってしまいますよ。
特定個人情報の廃棄時のポイントは？
さて、実際に特定個人情報を廃棄する場合に気をつけなければならないポイントにはどういったものがあるのでしょうか。
2つのポイントに絞ってお話しますが、これらのポイントをきちんと抑えたルールを作るとより漏洩リスクを低減できます。
可及的速やかに処理すること
特定個人情報を含む機密文書は、ガイドラインに定められているように可及的速やかに処理するようにしてください。
廃棄が決定したら数日の内に処理を行うとよいでしょう。
事業規模によっては、大量の機密文書廃棄となってしまう可能性もあるため、廃棄日時を予め決めてくおくのも有効です。
廃棄時にログを取ること
次に行うべきことは、廃棄時の記録です。
昨今では電子化されていることもあり、廃棄した年月日を記録するのも容易です。
記録をとっておくことで、万一流出した際に責任の所在を明確化させることもできます。
自社で廃棄するのはリスクが高い
ここまでポイントをお伝えしてきましたが、実際のところ、シュレッダー処理などだけでは漏洩リスクは完全にゼロにはなりません。
自社で廃棄することは手間やリスクの観点からあまり現実的ではありませんね。
そこで、機密文書廃棄の専門業者に依頼することを視野に入れて動いて下さい。
機密文書廃棄を委託する場合のポイントは
最後の項目では、機密文書廃棄を委託する場合のポイントについて解説していきます。
委託する際にずさんな業者選定などを行ってしまうと、漏洩の元になってしまうので慎重に行っていきましょう。
適切な業者を選定する
まず第一に適切な業者を選定することが大切です。
適切な業者というと、以下の観点から推測することができます。
● HP上で全ての情報を閲覧することができるか
● 口コミでいい評価をもらっているかどうか
● 一度試してみて、不明瞭な点はないかどうか
機密文書廃棄業者は多数あり、どうしても迷ってしまいがちですが上記のポイントに絞って選択すると信頼できる業者に出会える可能性が高まります。
信頼できそうな業者が見つかれば、最後に比較的漏洩リスクの低い機密文書の処理をお願いし、働きぶりを確認するとよいでしょう。
まとめ
今回の記事では、機密文書廃棄時のルールについて解説してきました。
特定個人情報を含む機密情報の廃棄は義務化されており、必ず行わなければなりません。
ただ、自社で行うことは手間やリスクの観点から、あまりおすすめできないことについても解説しました。
もし、あなたが機密文書廃棄の専門業者をお探しであれば、デルエフをお尋ね下さい。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。
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