機密文書廃棄のガイドラインとは？業者がきちんと守れているかチェックしよう！

『機密文書廃棄ガイドラインって何？』
こんな疑問をお持ちではないですか？
結論からお話すると、ガイドラインとは業者が守るべき事項についてまとめたものです。
こちらに沿った業務がなすことが専門業者にとって必須なんですね。
でも、このガイドラインは依頼主側が目を通すことでもメリットがあるってご存知ですか？
そこで、今回の記事では機密文書廃棄のガイドラインについて概要をお話しながら、依頼主側が目を通すメリットについて解説していきます。
この記事を読むことによって、業者選定のポイントが分かるので是非最後までご覧ください。

機密文書廃棄のガイドラインとは

機密文書廃棄のガイドラインとは、どういった文章なのでしょうか。
正式名称としては、リサイクル対応型機密文書処理ガイドラインといい公益財団法人古紙再生促進センターが交付しています。
このガイドラインの概要についてここでは解説していきます。

業者向けのガイドラインである

まず上記のガイドラインについては、業者向けのガイドラインである点に注意して下さい。
個人向けに交付されているガイドラインは今のところなく、業者がどのように機密文書処理業務を行っていくかのみを取り扱っています。
そのため、後ほど詳しく解説しますが、このガイドラインを使えば専門業者の動きを隅々までチェックすることができますよ。

業者がガイドラインを規定している場合がある

また、一部業者には独自にガイドラインを設けているところもあります。
このガイドラインと冒頭にお話したガイドラインは、混同しやすいもののため注意が必要ですよ。

業者選定のための基準となることがある

古紙再生促進センターが交付するガイドラインは、あなたが業者を選定する際に役に立ちます。
それは、なぜかと言うと、ガイドラインには機密文書処理における原則など多岐に渡るルールが記載されており、その一つ一つを守れているかを確認できるからです。
まずは最初に記載されている原則で、大まかに処理業者を選定し流出の危険性がないかどうかを確認しておきましょう。

機密文書廃棄ガイドラインのポイント

では、機密文書廃棄のガイドラインのポイントはどういったところにあるのでしょうか。
ここでは、ガイドラインのポイントとなる点について、3つに絞って解説していきます。

責任の所在を明確にする契約

機密文書処理において、処理業者間で再委託契約を行うことが多数あります。
そこで、機密文書の排出者と元請け会社、そして再委託会社間でどういった契約がなさていないとダメなのかについて、ガイドラインでは示されています。
あなたの事情によって選定する機密文書廃棄業者が、再委託を行っている場合には契約内容を必ず確認するようにしてくださいね。

従業員のID携帯について

ガイドラインでは、機密文書廃棄に従事する業者はIDの携帯を義務付けられています。
そのため、出入りする業者がきちんとIDを身につけどこの会社の社員・アルバイトなのかを確認するようにしてください。

各種契約のひな型が確認できる

最後のポイントとして、契約文書のひな型を確認することもできます。
例えば、機密保持契約や民法709条に規定される損害賠償請求に関する規定をどのように盛り込むのかについても言及されています。
以上のように、法人・個人を問わず処理業者を選ぶ際の基準や、法人であれば契約業務を進めるためのサポートになる文書も含まれるため、必ず目を通して置きたいところですね。

信頼できる機密文書廃棄業者を選ぶには

最後の項目では、信頼できる機密文書廃棄業者を選ぶポイントについて述べていきます。
廃棄業務はコスト部分となってしまいますが、流出してしまえば関係各所に大きな損害を出してしまう可能性もあるため、最後まで目を通してくださいね。

ガイドラインに沿った業務を行っているか

まず第一にガイドラインに沿った業務がきちんと行われているかどうかを確認しましょう。
一つ一つの業務をつぶさに見ることはできませんが、ガイドラインの原則を見て、その働きぶりを評価するといいですよ。

プライバシーポリシーがきちんと規定されているか

弊社デルエフはきちんとプライバシーポリシーを規定していますが、中には規定していない、HP上で確認できない業者も存在しています。
こちらについては、個人情報を取り扱う業者としては必須の事柄なので必ず確認するようにしてください。

漏洩してもいい文書処理をお願いし働きぶりを見る

最後は実際に働きぶりを見ることをもっともおすすめします。
例えば、弊社のスポットプランであれば最安980円でご依頼頂くことも可能です。
まずはお試しでご依頼頂き、きちんと処理されるかどうかを確認頂くと業者選定の大きな目安となりますよ。

まとめ

今回の記事では、機密文書廃棄のガイドラインについて解説してきました。
公益財団法人が交付するガイドラインでは業者の約束事がかなり詳細に書かれているので、依頼主側もきちんと目を通すことでリスクヘッジにつながりますよ。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。