機密文書処理の委託契約書で確認するべきことは？

『機密文書処理の委託契約書はどうやって書けばいいか？』
『そもそも、機密文書処理は委託した方が良いのかわからない…』
こんなお悩みや疑問はありませんか？
結論として機密文書処理の委託契約は行った方がいいです。
実際のところ、自社で確実に行った方がいいと考える方も多くいらっしゃいますが、事業規模が大きくなってくると監督の目が行き渡りません。
監督が不十分だと、万が一情報漏洩が起こったときに多大な損害を受けてしまいます。
そこで今回の記事では、機密文書処理の委託契約について解説し、その契約内容に何を盛り込むのかを解説していきます。
の記事を読むと、機密文書処理の委託契約書では、何に注意したらいいのか詳しくわかるので是非最後までご覧ください。

機密文書処理は委託した方がいい？

機密文書処理は委託をした方がいいかどうか気になるところですよね。
自社で全てを処理できるのであれば、あなたの目が届くところで処理がなされるため安心感があります。
しかしながら、書類の量が多くなってくると監督が行き届かない場合もあります。
そこでこの項目では、機密文書の処理は委託した方がいいのかどうかについて詳しく解説していきます。

機密文書処理は情報漏えいリスクが高い

まず第一に機密文書処理は情報漏洩リスクが高いことに注意してください。
機密文書を保管する段階では、不正が働かなければほとんどの場合漏洩することはありません。
しかしながら、実際に外に持ち出され、処理する際に盗難や処理忘れから漏洩といったことも起こりえますよ。

漏洩リスクを回避するなら委託契約をすべき

こういった単純なミスや不可抗力を避けるのであれば、委託契約を通して業者に機密文書の廃棄をお願いしましょう。
委託契約を行えば、専門業者が滞りなく確実に処理をしてくれる可能性が高いです。
ただし、次の項目でお話ししますが契約書に関しては細心の注意を払ってください。

ただし、契約書に盛り込む事項については要注意

機密文書の処理を専門業者に委託する場合には、契約書を交わす際に細心の注意を払ってください。
契約書に盛り込む内容に不備があると後々問題になる可能性が高く、漏れのないフォーマットを作っておく必要があります。
次からはその委託契約書に盛り込む内容の中でも、主要部分に関して解説していきます。

機密文書処理の委託契約書に盛り込む内容は？

さてでは機密文書の処理に関する委託契約書にはどのような内容を盛り込むべきなのでしょうか。
ここではその契約書に関する事項について解説していきます。

秘密保持義務

まず第一に秘密保持義務契約は必ず行いましょう。
秘密保持についての記載がない場合には、機密文書の内容を他所に流してもよくなってしまいます。
現在の情報化社会では当たり前のことですが、ここか抜けてしまうと重大な事件に発展してしまうため必ず注意するようにしてください。

再委託先等への監督について

次に盛り込む内容としては、再委託先等への監督責任がどこにあるのかを明確化させてください。
専門業者の中には、回収を自社で行い廃棄を他の事業者に任せるところも存在しています。
そういった時に3社の取引となってしまい責任の所在が曖昧となってしまいます。
万が一情報漏洩が起こってしまった場合、責任の所在が曖昧だと損害賠償が自社に降りかかってしまう場合もあります。

漏洩事故発生時の責任について

上記の点と被るところもありますが、監督責任の所在を明確化させることで漏洩事故発生時の責任をどのように取るかも合わせて明確化されます。
ここを明確化しておかないと、責任の擦り付け合いになってしまい裁判も泥沼化してしまう可能性がありますよ。

機密文書の処理に困ったら

さて上記のような機密文書処理ではかなりの労力がかかってしまうことが分かりますね。
このような労力を使っても不安は尽きないと思います。
そこで、機密文書の処理に困ったら弊社デルエフにご依頼ください。
弊社では様々なプランをご用意しており、あなたの会社の事業規模に応じて柔軟な対応ができます。
もし弊社の仕事内容に不安があればまずスポットプランからお試しいただくとと良いでしょう。
一度試していただき、仕事内容に漏れがなければ大型の機密文書処理も随時承っておりますので是非一度ご相談下さい。

【まとめ】機密文書処理の委託契約書には細心の注意を！

今回の記事では、機密文書処理の委託契約書について詳しく解説してきました。
機密文書処理の委託契約書には様々な事項は記載されていなければなりません。
その中でもメジャーなここだけは逃してはならないという事項をここでは紹介しましたね。
契約を結ぶ際には、フォーマットづくりに細心の注意を払ってくださいね。
最後までご覧いただき誠にありがとうございました。