機密文書処理って結局どの方法がベストなの？
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「機密文書の最適な処理方法って何？」
こんな疑問やお悩みありませんか？
機密文書の処理をすると聞くと、シュレッダーを連想する人が多いですよね。
しかし、実際にはシュレッダー以外にも便利で安心できる処理方法は存在し、それぞれに利点や欠点があります、
そこで、今回の記事では様々な機密文書の処理方法を紹介し、ベストな処理方法の選び方について解説していくので、是非最後までご覧ください。
処理方法
機密文書の処理方法には大きく分けて三種類あります。
各処理方法を知り、ぜひ自分に適した処理方法を見つけましょう。
シュレッダー処理
一般家庭やオフィスなどでよく利用されているのがシュレッダーでの裁断です。
バインダーやホッチキス、クリップなどを外し、人の手でシュレッダーの中に紙を投入していきます。
いつでも手軽に使えることがメリットですが、処理する量が多い時はかなりの手間がかかってしまうのが難点です。
焼却処理
焼却処理は段ボールに詰めた機密文書を焼却工場に搬入し、箱ごと焼却する方法になります。
一気に焼却可能なため、大量の文書も素早く処理することが出来ます。
また、文字が識別できないほど完全に抹消することができるので機密保持の点でも安心です。
しかし、CO2やダイオキシンを排出してしまうという地球環境にあまりよろしくない問題点があります。
地球環境に悪影響だという点は企業に悪いイメージが着く恐れがありますが、迅速に大量の文書を処理出来るのが焼却処理の大きな魅力と言えるでしょう。
溶解処理
溶解処理は製紙工場に搬入し、紙と水を溶解釜に投入して処理する方法です。
溶解釜の中で紙を水と混ぜ、巨大な粉砕機でバラバラにします。
大量の文書であっても段ボールごと処理することが可能で、文字を識別できないレベルまで処理することが可能です。
焼却処理も大量の文書を完全に処理することができますが、溶解処理は環境に配慮できる処理方法であることが大きな違いです。
溶解処理で処理された紙はリサイクル紙の原料にもなり、再利用することができます。
機密文書を処理する際のポイント
次に、機密文書を処理する際に考慮すべき比較ポイントを紹介していきます。
処理にかかるコスト
一つ目は機密文書処理に掛かるコストです。
オフィスや家庭にあるシュレッダーを使えば、いつでも処理することができますし、業者に依頼するお金もかかりません。
しかし、文書の量が多い場合には、時間やゴミ袋、電気代といったコストが増えてしまいます。
業者に頼んでまとめて焼却処分や溶解処分を行ってしまう方が、結果的には低コストだったという事例も珍しくはありません。
また、豊富な料金設定やプランを設けている業者を利用すれば、工夫次第でさらにコストを抑えることも可能です。
情報漏洩のリスク
約半数以上の情報漏洩が紙媒体から起きていると言われていることもあって、漏洩のリスクには特に注意して処分すべきです。
情報漏洩を起こしてしまうと、社会的信用を失ったり、多額の賠償請求を受ける可能性があります。
業者に依頼して、漏洩リスクの低い焼却や溶解による処理を実施してもらうのは良い判断です。
業者に依頼する際、特におすすめなのが自社で処理施設を持っている業者です。
運搬業者や外部委託の処理業者など、処理までに機密情報へアクセスする関係者が増えてしまうと、情報漏洩のリスクも大きくなってしまいます。
自社で処理施設を持っている業者であれば、機密文書へ関わる人間を極力減らすことが可能です。
迅速な処理
情報漏洩を防ぐためには回収、管理、処理までの速度も大切です。
オフィス内や自宅での長期保管は、常に盗まれたり、読み取られる危険性があります。
処理すべき機密書類は、溜めずに迅速に処理することを心がけてましょう。
処理速度は業者に依頼する際にも是非、重要視したいポイントです。
会社によっては、処理機械に空きが出るまで書類が長期に渡って放置されてしまう恐れがあります。
もっともおすすめなのが溶解処理！
いままで、機密文書処理に関わる方法と要点を紹介してきました。
自らのニーズに合った処理方法を選ぶのがベストではありますが、基本的におすすめしたいのは溶解処理です。
溶解処理をメリットを改めて深掘りしていきましょう。
コストを抑えることができる
溶解処理は段ボールごと処理することが可能なので、大量に文書を処理する場合の手間がほとんどありません。
大量の文書をシュレッダーで処理してしまうと、クリップやファインダーを外す作業や、溜まったゴミを袋に詰めて可燃ごみに出す手間がいちいち発生してしまい、時間などのコストが大きく掛かってしまいます。
文書が大量になればなるほど、溶解処理によるコスト節約メリットは大きくなっていきます。
情報漏洩のリスクが限りなく少ない
溶解処理は、段ボールを未開封のまま処理することができるので、情報漏洩のリスクがかなり少ないです。
また、文書を溶かしてしまうため、文字の識別は不可能となり、再現されてしまう危険もありません。
さらに、自社処理施設を持っている業者であれば、処理を外注することがないので、関係者が増えることによる流出リスクを抑えて処理可能です。
環境に優しい
また、焼却処理と比較した場合に、温室効果ガスを排出することもなく、文書をリサイクル出来て環境に優しい点もポイントの一つです。
溶解処理された紙は、文字が識別できないほどの繊維となり、再生紙の原料へと資源化されます。
業者によっては「溶解証明書」や「リサイクル証明書」を発行するところがあり、環境への取り組みの一環として企業のプロモーションにも役立てることもできます。
まとめ
今回の記事では、機密文書処理の手段とポイント、中でも溶解処理がおすすめの理由について説明してきました。
大量の機密文書処理でお困りのようでしたら、専用処理工場でダンボールを未開封のまま処理できる機密性の高い弊社デルエフのご利用を検討してみてください。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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