機密文書を社外に持ち出す際の2つの方法と注意すべきこと

営業先や取引先に対して、自社の機密データを持ち出すこともあるでしょう。その際、一般の書類と同じような扱いをしていてはいけません。書かれている情報が機密であるからこそ、厳重な管理が必要になるのです。

今回は大切な情報を持ち出す際に気をつけるべきことをご紹介します。

機密文書を社外に持ち出すなら

契約書や提案書、見積書といった重要書類を取引先企業へ渡しに行くとき、もし紛失してしまったら大問題です。危機管理意識をしっかり持つことももちろんですが、機密文書の内容が外部に漏れないように対策することも重要になります。

今回は、
・データで持ち出す場合
・紙で持ち出す場合
の2パターンで注意するポイントをお伝えします。気をつけてくださいね。

データで持ち出す場合

まず、機密情報をデータで持ち出す場合、USBメモリなどにデータを移して持ち運ぶことになります。USBメモリは小さいものが多いため紛失のリスクも高いです。

万が一落としても問題ないように、ロック機能がついているものを選ぶといいでしょう。USB本体にロック機能がついているものが販売されていますので、導入を検討してみてください。

もし、ロック機能がないUSBメモリを使用する場合には、ソフトウェアでメモリ本体にロック機能を持たせることもできます。また、データ自体にロックをかけておく方法も有効です。ファイルを開くときにパスワードが必要な仕様にしておけば、USBを手に入れた人に中を見られずに済みます。その際にはパスワード管理にも注意してくださいね。

紙で持ち出す場合

次に、紙面に印刷された機密文書を持ち運ぶときは、鍵付きのアタッシュケースで持ち運ぶのが望ましいでしょう。丈夫なアタッシュケースであればセキュリティ対策だけでなく、雨天時でも書類が濡れてしまうのを防ぐことができます。

普段あまりアタッシュケースを持ち歩く習慣のない方は、電車内での置き忘れや鍵の管理には十分注意が必要です。

まとめ

会社の機密情報を社外に持ち出す際には、普段以上に注意する必要があります。万が一、紛失や盗難に遭ったら、自分の責任が問われるだけでなく、会社の信用問題にも繋がりかねません。

ご紹介した方法で書類を持ち運び、万が一に備えておきましょう。

このような大切な機密情報は、不要になったからといってゴミ箱に捨てるわけにはいきません。機密文書廃棄業者を利用するなどして、適切に廃棄を行ってくださいね。