機密文書を未開封処理するメリットや注意点とは？

貴方は様々な処理業者が行っている未開封処理がどんなものなのか知っていますか？機密文書の情報を漏洩させないポイントは、機密文書の内容を見ないようにすることです。しかし、機密文書を処理する場合は基本的に箱から取り出して処分することになります。

そこで役立つのが、未開封処理です。それでは、機密文書の未開封処理におけるメリットや注意点についてご説明しましょう。

未開封処理のメリットとは？

未開封処理のメリットは、なんといっても中身を見られずに漏洩させたくない機密情報が記載されている機密文書をそのまま処分できることです。機密文書が入った段ボール箱をそのままコンベアに乗せて処分するだけなので、処分業者としても中身をチェックする手間が省けて効率的です。

もちろん機密文書の専門処理業者からすれば通常の処理方法でも情報漏洩させないように徹底していますが、万が一のことを考えると未開封処理の方が最も安心して機密文書を処分できるのではないでしょうか。

未開封処理の注意点とは？

未開封処理には少なからず注意点があります。まず、未開封とはいえ、従業員やスタッフが段ボール箱の重さに違和感を感じた場合、安全のために同意なしで開封確認が行われる可能性があることです。もしかしたら何らかの異物が混入されているかもしれませんし、もし異物まで一緒に処理してしまうと設備が故障して損害が出る可能性がありますし、そのまま稼働できなくなる恐れもあります。

異物が混入されているかどうかは何年も経験を積んだ従業員やスタッフが行うため、些細な異音や重みを感じた場合に開封処理が行われるでしょう。したがって、未開封処理を選択した場合でも万が一のことを考えて開封される可能性があることを知っておく必要性があります。

また、もしも本当に異物が混入されていた場合は、着払いで返送されるか別途料金が請求される可能性があるでしょう。

まとめ

機密文書に記載されている内容を絶対に知られたくないという人は、未開封処理を選択して処分してもらうのがおすすめです。実際に未開封の状態でそのまま処分されるので、きちんと処理されれば機密情報が外部に漏れることはありません。

ただ、万が一異物が混入されていた場合は何らかの形で料金が発生する可能性があるため、未開封処理を選択する場合は機密文書以外のものを入れないでくださいね。