機密文書を廃棄する際の注意点は？
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「機密文書の廃棄をする時に気をつけるポイントは？」
こんな疑問やお悩みありませんか？
機密文書の処理は漏洩すると大問題に繋がりかねないため、問題が起きないように注意できた方が良いですよね。
そこで、今回の記事では、機密文書処理の一般的な流れから、廃棄する際のポイントまでをご紹介していきます。
また、併せて3種類ある機密文書の廃棄方法をご紹介するので、是非最後までご覧ください。
機密文書処理の一般的な流れ
機密文書処理は管理、回収、処理といった流れで進んでいくのが一般的です。
それぞれ、どのような様子で進めていくのかみていきましょう。
機密文書の管理
まず、機密文書の処理の前に行っておかなければならないのが適切な機密文書の管理です。
一般文書と機密文書を区別しておく必要がありますが、機密文書をさらに細分化しておくと、回収の際に便利です。
機密文書は一般的には重要度に合わせて「極秘」「秘」「社内秘」の3ランクに分けて分類します。
例えば「極秘」は経営者のみが扱う書類で、「秘」は部署内で扱う書類、「社内秘」は社員以上のみが閲覧できる書類のように分類します。
そして、外部に情報が漏れないよう、重要な書類ほどセキュリティー性の高い鍵付きの倉庫や金庫に保管しましょう。
機密文書の回収
次に行うのが機密文書の回収です。
未発表の研究成果やプロジェクト、経理文書など外部に漏らしてはいけない情報が記載されている文書をまとめ、ファインダーにしまっている場合は外し、段ボールの中に回収します。
その後は、個人の保管庫に納めたり、業者に段ボールごと渡すという作業になります。
専門業者を利用する場合は、業者によって受け取り方に違いがあるので、封をする前に重量や段ボールサイズを業者のホームページなどで確認しておきましょう。
機密文書の廃棄
次に機密文書の廃棄です。
個人で廃棄するのであれば、基本的にオフィスシュレッダーを用いるか業者に委託することになります。
オフィスシュレッダーを利用する場合、紐留めやクリップ、ファインダーなどを取り除き、一つ一つ手動で行っていく必要があります。
業者に依頼する場合、大量の文書が入った段ボールをまとめて処理することが可能です。
機密書類は完全に処理され、文字の識別は不可能となり、機密文書の廃棄が完了します。
廃棄後は、業者から廃棄証明書が発行されるので、受け取りを確認しましょう。
廃棄する際の気をつけるべき点
次に上記した機密文書の廃棄過程で、気をつけなければならない点について紹介していきます。
業者の信頼性やセキュリティー面
一つ目の注意点は、処理を依頼する際に業者の安全性をチェックする点です。
業者に依頼する場合は、第三者による認証を受けているか、セキュリティー対策がしっかりと行われているかを確認しておきましょう。
廃棄処理業者の第三者認証で特に注目したいのがプライバシーマークと個人情報保護士の二つです。
プライバシーマークは個人情報の取り扱いが適切であり、決められた基準を満たすと公布される証で、個人情報保護士は安全確保のエキスパートと認証された際に公布される民間資格を指します。
また、回収から処理までの過程が最低限の人数と早い速度で処理できる業者の方がセキュリティー性が高いです。
特に、自社廃棄施設を設けている業者は、外部に処理を委託する必要がないため、機密文書の外部との接触を極力抑えることができます。
適切に廃棄しなければ多大な損失が起きる可能性がある
企業・組織には様々な機密情報があります。
個人情報保護法によって、個人情報取扱業者は、情報取扱の義務があります。
情報漏洩によって被害者が出た時には、個人情報保護法による刑事罰に加え、損害賠償請求の民事訴訟を求められるケースに陥る可能性が出てきます。
状況によっては、多額の賠償金が請求され、社会的信用を失ってしまうリスクがあります。
裁断だけでは不十分
機密情報を守るために注意してもらいたいのが、裁断だけでは不十分ということです。
シュレッダーのみでは、裁断が粗いため、情報が読み取られ機密情報が漏れてしまう可能性があります。
紙と水を混ぜて行う溶解処理をした方が文字を識別できないほど処理されるので良いですが、設備を設けることが難しいため個人での実施は困難です。
機密を最大限守りたいのであれば、シュレッダーだけでの処理は控えて専門業者に任せるのが無難となります。
機密文書の廃棄方法
最後に、機密文書の廃棄方法にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。
シュレッダー
シュレッダーはオフィスや家庭で利用される裁断処理方法です。
シュレッダーは、いつでも裁断することができる手軽さがあり、業者に頼むお金がかかりません。
しかし、文書の量が多い場合は、裁断に時間がかかってしまう上にシュレッダーの電気代やメンテナンス費がかかってきます。
また、紐どめやクリップ、ファインダーなどの道具でまとめていれば、道具を取り除く手間も増えます。
処理する文書が少なければシュレッダー処理でも問題ありませんが、文書の量が多い場合には業者にまとめて処分してもらう方が時間を含めたあらゆるコストを節約できますね。
溶解
溶解処理は裁断した紙と水を溶解釜の中に入れて溶解する方法で、専門業者の保有する施設でしか実施することができません。
溶解処理では段ボールごと処理することが可能なため、処理に時間がかからないことがメリットです。
また、溶解した紙は再生紙の元となるため、環境に優しいのが魅力です。
迅速に処理することができ、環境に優しい点は溶解処理の強みとも言えるでしょう。
焼却
焼却処分はシュレッダー処理に比べて大量の文書を迅速に処理できる方法です。
段ボールに詰められた大量の書類であっても一度にまとめて跡形もなく処理することが可能です。
しかし、CO2やダイオキシンが発生する恐れがあり、環境に良いとは言えません。
また、再生紙にすることもできないので、迅速に処理できる点は溶解処理と同じですが、環境面では溶解処理に劣ってしまいます。
ただし、溶解処分に比べて処分場の受け入れが空いていることが多いので、迅速に処理してもらいたい文書がある場合には利用の価値が出てきます。
まとめ
今回の記事では、機密文書処理の流れと気をつけるべき点、代表適的な処理方法について紹介してきました。
機密文書を安全に処理する際には、信頼できる業者を選んだり、機密性が守られる溶解処理を選ぶ必要があります。
安全に機密文書を処分したいとお考えならば、第三者認証を受けており、自社専用処理施設のある弊社デルエフの利用をご検討いただけますと幸いです。
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