機密文書を即日廃棄する際の注意点！

不要になった機密文書をそのままにしておくと外部に漏洩する危険性があるので、できれば即日廃棄した方が良いでしょう。しかし、即日廃棄すると言っても方法によっては気を付けておきたいこともあります。自分や顧客の個人情報を外部に漏洩させないためにも、どんなことに注意すればいいのか知る必要性があります。

それでは、機密文書を即日廃棄する際の注意点についてご説明しましょう。

ハサミやシュレッダーで廃棄する

最も手っ取り早いのは、ハサミやシュレッダーなどで処分する方法です。ハサミやシュレッダーであれば機密情報となる部分を読み取れない状態になるまで処理できるので、その場で処分したい時に有効的な処分方法だと言えるでしょう。

ただし、一番注意しておきたいのは、手間と時間がかかってしまうことです。シュレッダーの場合だと複数枚ずつ処分するので大量に機密文書がある場合に全て処分するまで時間がかかってしまいます。騒音で周りの社員に迷惑がかかる可能性もありますし、電気代などもかかるでしょう。

また、ハサミで処分する場合、機密文書が大量にあるほど手間と時間がかかります。全ての機密情報を読み取れない状態になるまで細断するとなると工夫が必要ですし、適当に細断すると外部から読み取られてしまう可能性があります。

ハサミやシュレッダーは確かに手っ取り早い方法ではありますが、手間と時間がかかることに注意しましょう。

処分業者に依頼する

機密文書の処分を外注する場合、連絡した当日にお伺いする業者を探す必要性があります。当日にすぐに集荷してくれる業者は存在するのでそちらに依頼するのが得策ですが、業者によっては受け入れ可能な箱数などの条件を設定していることがあるので注意しましょう。

機密文書の量によっては対応してもらえない場合もありますし、持ち込みに対応していない場合もあります。

まとめ

機密文書を可能な限り即日廃棄したい企業も多くあるのではないでしょうか？ハサミやシュレッダーで細断した方がその場で処理できて手っ取り早いですが、それだと手間と時間がかかってしまいます。業者に依頼しない分費用をかけずに即日廃棄できるとはいえ、機密文書が大量にある場合は業者に依頼するのがおすすめです。

即日集荷対応してくれる業者であれば、機密文書が大量にあっても安心でしょう。