機密文書を処分する際に情報が漏洩してしまうのは何故？処理業者に外注するポイントは？

機密文書の情報が漏洩してしまうのには社員による人為的なミスが考えられますが、機密文書の処理を外注する時にも様々な注意点があります。自社でシュレッダーで処理するのとは違い、外注する場合は少なからず情報漏洩のリスクについて検討する必要があるでしょう。

その点を踏まえた上で処理業者に外注する際のポイントは何なのか、今回の記事で解説します。

情報漏洩の約8割が人為的なミス

機密文書の内容が漏洩してしまうのは、約8割が人為的なミスだとされています。もちろん不正アクセスを初めとする外部からの干渉によって情報が漏洩してしまうことがありますが、社員全員の認知が行き届いていないことによる問題が発生しているのです。

任された機密文書の管理ミスやシュレッダーの操作ミス、紛失や置き忘れなど、社員一人一人のミスによって情報が外部に漏洩してしまうケースがほとんどです。しかし、この問題は社員だけでなく、外注する処理業者も全くの無関係ではありません。

処理業者に外注するリスク

処理業者に外注する場合に考えられるリスクとして一番大きいのは、外注先の機密文書に対する扱いです。処理業者は機密文書の扱いにおいて絶対に外部に漏洩してはならないことを熟知していると思われるかもしれませんが、そこで働く社員全員に教育が行き届いているとは限りません。
また、機密文書の処理を外注する依頼主にとって、外注先が大きな会社であれば信用してしまうケースも多いのですが、大きな会社＝従業員が多いことは機密文書を安心安全に処理するうえではマイナスの要素となります。

機密文書を漏洩させないために、一番重要なことは機密文書に触れることのできる人間を最小限に抑えることです。

極端なことを言えば、自分以外が機密文書に触れられない環境をつくれば漏洩事故は起こりません。

大事なことは会社の大小ではなく、処理にかかる工程において、どれだけ自分の機密文書に触れる人間を抑えることができるかと言っても過言ではありません。

実際に起きた処理業者が行っていたこと

実際に処理業者が行っていたケースとして、すぐに機密文書を処理せずに一時保管されていたことです。本来であれば機密文書は即日処理されるべきなのですが、業者によっては即日処理されずに一時保管されるケースがあります。

こうした問題は業者側の都合にも左右されますが、本当に即日溶解処理等をしてくれる業者なのか判断する必要性があるでしょう。もし処理業者に外注するのであれば、即日処理を行ってくれるかどうか、またシュレッダーや溶解処理を行う際に立ち会うことができるのか聞くのが得策です。

まとめ

機密文書の処理を受け付けている処理業者は全て機密文書の内容が漏洩しないように徹底しているように思われるかもしれませんが、必ずしも全ての処理業者がそうとは限りません。安心して機密文書を処理、溶解したいなら、創業83年から機密情報の漏洩が一切ない実績を持つデルエフを利用するのがおすすめです。