機密文書を処分する際、処理業者による情報漏洩のリスクを減らすには？

機密文書の情報が漏洩してしまうリスクは、社員はもちろん処理業者に外注したことによるものが非常に多いです。特に処理業者に外注する場合、処理業者を厳選しないと情報漏洩するリスクが高まってしまうのが難点です。

そこで今回は、機密文書の処分を外注する場合、情報漏洩のリスクを減らすためのポイントについてご説明しましょう。

機密文書を一時保管しない

機密文書の情報が漏洩されるリスクを減らすには、即日処分してくれる処理業者に依頼するのが望ましいです。処理業者の中には一刻も早く処理してほしいのに一時保管をせざるを得ないケースがあるため、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。

一時保管をせざるを得ないケースとは、直接製紙メーカーに持ち込みをする業者で、トラック1台分以上の機密文書が集まらなければ製紙メーカーへの持ち込みができない（小ロットで受け入れ可能な製紙メーカーが少ないこと、人手不足による配送車両の確保が難しいことなど）ことなどがあります。

情報漏洩のリスクを可能な限り減らすためにも、即日処理してくれる業者を探すのがポイントです。

機密文書の処理工程を見せてくれるかどうか

きちんと機密文書が処理されているか知るためにも、機密文書の処理工程を見せてくれる処理業者に依頼しましょう。機密文書の処理を最初から最後まで見せてくれる処理業者であれば信頼できますし、実際に立ち会うことで機密情報が漏洩していないか目を光らせることもできます。

処理業者を厳選する時は、実際に処理工程を見せてくれるか確認しましょう。

デルエフは機密文書に触れる機会を極限までカットしている

様々な処理業者の中でもデルエフは抜きん出たサービスが目白押しです。特にデルエフではどんなに大量の機密文書があったとしても、機密文書に触れる回数を最小限に抑えつつ素早く処理するためにオートメーション化が実現されています。

処理工程のオートメーション化により、段ボール300箱分の大量の機密文書があっても作業員一人かつ1時間の処理時間で全て処理できてしまうほどです。これにより機密文書の処理にかかる時間を大幅に短縮＆省力化することに成功しているため、他社では実現できないような機密情報の保護を徹底しているのが大きなメリットです。

まとめ

社内で機密文書を処理するなら社外へ情報漏洩するリスクが抑えられますが、処理業者に外注するとなると情報漏洩のリスクが高まってしまいます。この場合、一時保管をせず、即時処理が可能な処理業に依頼するのが望ましいでしょう。

特に様々な処理業者の中でもデルエフは機密文書の処理までの時間が圧倒的に早く、機密情報の保護を徹底しているので安心して依頼できるのがポイントです。