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機密文書を処分する時は自社内で処分した方が費用がかからないと思われるかもしれませんが、そんなことはありません。機密文書が大量にあるほどトータルコストや手間・時間がかかってしまうので、業者に処分を外注した方がトータルコストも手間も時間もかかりません。
自分で処分するとかえって費用が高くついてしまうのであれば、処分業者に依頼するのがおすすめですよ。それでは、機密文書を自分で処分するよりも業者に外注した方が良い理由についてご説明しましょう。
自分で処分する場合だと、トータルコストが高くなる
たとえば自社内で機密文書を処分する場合、機密文書の量が少ないのであれば業者に外注するよりも自社内で処分した方がトータルコストも安くなります。しかし、量がたくさんあるほど自社内で処分するとトータルコストが高くなってしまいます。
自社内で処分する際にかかるのは、電気代やメンテナンス費用、ゴミ袋代とトータルで見るとかなりバカにできない費用です。常にシュレッダーを稼働させることになるので電気代が常にかかりますし、もし故障するようなことがあればメンテナンス費用がかかります。
大量の機密文書を処分した場合、今度は細断した残骸をゴミ袋に詰め込むことになるのでゴミ袋代もかかるでしょう。このことから、自社内で大量に処分するとトータルコストがかかってしまうため、業者に外注した方がお得なのです。
業者に外注すればかかるのは処分費のみ！
業者に外注する場合、必要になるのは処分費のみです。しかも大量に機密文書があっても一気に処分してくれますし、手間も時間もかかりません。人件費がかからないので自社内の生産性も上がりますし、いちいちホチキスを外さなくても業者ならまとめてホチキスごと処分してくれるので非常に便利です。
トータルコストの面で考えれば、業者に外注した方が圧倒的にお得だと言えるでしょう。
まとめ
機密文書の処分にかかるトータルコストというのはバカにできるものではなく、機密文書が大量にあるほど自社内での生産性が下がると言えるでしょう。しかし、業者に外注すれば大量に機密文書があってもまとめて渡せるだけでなく、社員の時間が取られることもないので生産性の向上に繋がりますよ。
処分費のみの料金だけで済むのであれば、業者への外注を検討してみてはいかがでしょうか。
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