機密文書を処分する時の注意点とは？

機密文書を処分する時の注意点は数多くあります。一歩間違えただけで企業の存続が危うくなるので、いかに機密文書の処分を徹底して注意できるかが重要です。機密文書の情報はどこで漏れるか分からない以上、しっかりと注意しましょう。

それでは、機密文書を処分する時の注意点についてご説明しましょう。

細断したシュレッダーをそのまま捨てない

「ここまで細断してあるんだから、このまま捨てても問題ないだろう」と考えているかもしれませんが、その考えは甘いです。機密文書の情報はどこから漏れるか分かったものではありません。シュレッダーで裁断した程度では誰かに読み取られてしまう可能性があるため、ゴミ箱に捨てるのはNGです。

業者に依頼すると料金が発生するので依頼したくない気持ちは分かりますが、それで会社を倒産させるようなことがあってはいけません。機密文書をどのように処分するべきなのか、今一度話し合って決めるのがおすすめです。

ハサミやシュレッダーは時間がかかる

料金をかけたくないならハサミやシュレッダーで処分する方法がありますが、注意しておきたいのは手間と時間がかかることです。ハサミやシュレッダーで読み取られないレベルにまで細かくする場合、機密文書が大量にあるほど時間がかかります。

到底1日では処分しきれない場合もあるでしょうし、処分だけで長時間かけるのは非常にもったいないです。機密文書が少ししかないならまだしも、大量にある場合は是非とも業者に相談するのがおすすめです。

機密文書の仕分けをする業者に依頼する

情報漏洩の観点で言えば、機密文書を仕分けルームから持ち出すことは絶対にないといっても仕分けをするようであれば意味がありません。業者の見極めの問題になりますが、最初から最後までしっかりと作業を見せてくれる業者の方が信用できます。

業者を探す際には、処分に立ち会うことができるか確認しましょう。

まとめ

機密文書を処理する場合は手間と時間をかけてもいいのか、料金をかけてでも手っ取り早く廃棄してもらいたいのか考える必要性があります。実際、大量にある機密文書をハサミやシュレッダーで処分するのは非常に時間がかかるので、業者をじっくりと吟味することが重要です。

機密情報を漏洩させないためにできることは何でもやった方が良いので、業者はしっかりと厳選しましょう。