機密文書を処分する時のポイントとは？

個人情報を含む機密文書が必要なくなったのであれば、速やかに復元できない状態にまで削除及び破棄を行う必要性があります。とはいえ、今すぐ処分する時間がないケースもあるでしょう。そんな時には機密文書を処分する時のポイントがあります。

それでは、機密文書を処分する時のポイントについてご説明しましょう。

機密文書は必要なくなった時点で処分しなければならないわけではない

機密文書を処分する時のポイントは、最善のタイミングで処分することです。不必要になった機密文書はできる限り速やかに処分する必要性がありますが、あくまで『できる限り速やかに』処分しなければならないというだけであって処分するタイミングは自分で決められます。

書類の種類ごとに決められている法定の保存期間を過ぎた後にできる限り速やかに処分すればいいのですが、あまり先延ばしにするのは得策ではないので早めに処分しましょう。

また、保存期間中はいつどこで機密情報が漏洩するか分からないので、心配ならすぐに処分した方が良いでしょう。

機密文書を処分した場合、その時の記録をとる

機密文書を処分した時に忘れてはならないのが、機密文書を処分したという記録です。処分日や処分するファイルの種類、処分責任者などを記録しておかないと、機密文書を処分した証明にならないので忘れずに記録しましょう。

また、この時に記録した書類も個人情報などが記載されているので機密文書扱いになります。したがって、この書類は厳重に保管する必要性があります。なお、機密文書の処分を外注した場合、処分業者に廃棄証明書を提出してもらわなければなりません。

また、証明書を受け取っただけで終わるのではなく、この目できちんと機密文書が処分されたか確認することも忘れないようにしましょう。

まとめ

機密文書の機密情報は何においても絶対に社内外に漏洩してはいけないものであり、徹底して厳重に保管するべきです。ただ、自社内で処分するよりも業者に外注した方が安全に処分できるので、廃棄証明書を提出してもらってからしっかり処分されているか確認しましょう。

また、機密文書を処分した記録をまとめた書類も機密文書扱いになるため、廃棄したり無くしたりしないように厳重に保管する必要性があります。機密文書の管理や処分方法がしっかりしてこそ、会社を守ることができるのではないでしょうか。