機密文書を処分する時、なぜビニールやプラスチック製のファイルは処分できないの？

機密文書の処分を外注する際、業者によってはホチキスやクリップ、バインダーはそのままでいいという場合があります。通常、機密文書を処理する時は事前に金具を取り外しておくのが一般的ですが、わざわざ取り外さなくてもいいので事前処理を行わなくてもいいのはとてもありがたいですよね。

しかし、金具はそのままでも良いのにビニールやプラスチック製のファイルが混ざっていると処分できません。それでは、なぜビニールやプラスチック製のファイルが混ざっていると処分できないのかご説明しましょう。

ビニールやプラスチック製のファイルは溶解しきれない

機密文書の処分を受け付けている処理業者の中には、ホチキスやクリップなどの金具類がそのままでも問題ないとしている場合があります。そういった業者は大変便利ですが、ビニールやプラスチック製のファイルはお断りされているケースがほとんどです。

これは、溶解処理した時に金具類と比べてビニール片やプラスチック片の残骸が残りやすく、作業効率が低下してしまうのが主な理由です。金具類も残骸が残るとはいえ、ほんの少しだけなので問題はありません。

しかし、ビニール片はプラスチック片など素手で破ることができない素材が使用されている場合、機密文書の選別が簡単であってもゴミを輩出するのに時間がかかったり、クズがモーターなどに絡まったりするせいで機械の故障に繋がってしまいます。

したがって、機密文書の処分を外注する際にはビニールやプラスチック製のファイルから取り出しておきましょう。

素手で破れるものならOK

上述したように、紙はもちろんキングファイルなど素手で破れるものや溶解処理できるものであれば問題ありません。紙ファイルやノート、キングファイル、紐留めの書類やクリップなどは溶解処理が可能なので引き受けてくれるケースがほとんどです。

こういったものの場合は紙を留めているプラスチックや金属の留め具がつけてあったとしても問題なく処理してくれます。業者を選別して、どんなものなら処分できるのかチェックしましょう。

まとめ

溶解処理において大切なのは、素手で破れるものを引き渡すということです。基本的に素手で破れないビニールやプラスチック製のファイルなどは対象外になるので、あらかじめ機密文書を取り出しておいた方が良いでしょう。

お互いにスムーズに処理を進めるためにも、外注する業者がどこまで対応しているのかチェックするのが得策です。