機密文書を処分した際に発行される廃棄証明書とは？

貴方は廃棄証明書という書類を知っていますか？廃棄証明書は機密文書を処分した時に欠かせない書類で、大切に保管しておきたい書類でもあります。廃棄証明書には保管期限が設けられていますが、期間を過ぎたら処分しなければなりません。

機密文書を処分して発行された証明書をまた処分するとなると、少々面倒に感じてしまうかもしれません。しかし、大事な書類であることに変わりはないのでしっかり処分する必要性があります。それでは、廃棄証明書についてご説明しましょう。

廃棄証明書は機密文書を処分した証明書

廃棄証明書とは機密文書を処分した証明書で、どの業者がどんな機密文書を何日に処分したのかを明確に証明する重要な書類です。多くの処分業者が発行してくれますが、中には発行してくれない業者もいるので廃棄証明書が欲しい人は業者の選定に十分注意しましょう。

廃棄証明書は紙で発行されるタイプと電子メールで発行されるタイプがあります。廃棄証明書以外にも溶解証明書というのも発行されるもので、こちらは溶解処理を行った際に発行されます。ただ、廃棄証明書も溶解処理も紙で発行する場合、基本的に1週間以上の日数がかかるので注意が必要です。

電子メールで発行される場合、基本的に数日かかります。

廃棄証明書や溶解証明書には保管期限が5年と決められていて、領収書として発行した場合は7年間保管しなければなりません。なお、保管期限が過ぎた証明書は機密文書と比べても重要性は大差ないので、なるべく早く処分した方が良いでしょう。

デルエフはプランによって即日証明書を発行してくれる

機密文書の処分専門業者であるデルエフでも、廃棄証明書を発行してくれます。ただし、スポットプラン・ライトを初めとする一部のプランにしか対応していないので、各プランの詳細を確認して決めるのがおすすめです。

いずれ保管期限が過ぎた証明書は廃棄しなければならないため、その処分も合わせてデルエフに依頼するのも良いでしょう。早めに処分するに越したことはないので、是非ともデルエフに処分を依頼してみてはいかがでしょうか。

まとめ

廃棄証明書は機密文書を廃棄した証明になるので、万が一の時のために発行してもらって保管するのが一般的です。ただ、保管期限が過ぎた廃棄証明書は機密文書と同じ扱いとして、早めに処分した方が良いでしょう。

デルエフであれば確実に最短時間で処分してくれるので、情報漏洩が心配な人におすすめです。