機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリット

機密文書の処理は外部に情報を漏らさないようにするためにしなければならないので、内密に処理する必要性があります。そんな時に機密文書を処理する方法として、オフィスのシュレッダーを活用する方法が挙げられます。

オフィスのシュレッダーであれば、外部に持ち出すことなく社内で処理できるので手間がかかりません。それでは、機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリットとは？

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するのは便利というメリットがある一方で、デメリットもあるので注意が必要です。どんなことに注意すればいいのか知ることで、外部に漏れることなく処理できるでしょう。

それでは、機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリットとデメリットについてご説明しましょう。

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するメリット

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理する最大のメリットは、何といってもセキュリティ性に優れていることでしょう。社内にあるシュレッダーで裁断するので、外部に個人情報が漏れる心配はありません。個人情報の漏洩防止に力を入れている企業であれば、機密文書を処理するためのシュレッダーが用意されていてもおかしくありません。

オフィスのシュレッダーなら、外部に持ち出すことなく安全に処理できるでしょう。

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するデメリット

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理するデメリットは、機密文書の量が多いほどコストが大きくなってしまうことです。1枚や2枚程度ならすぐに処理できますが、量が多いとまとめて処理できないので全て処理し終えるまで時間がかかってしまいます。

細かく裁断された紙片はリサイクルルートに乗りにくく、何より人件費や電気代、ゴミ袋代など様々なコストがかかってしまうのがデメリットです。

まとめ

機密文書をオフィスのシュレッダーで処理する上でセキュリティ性には優れているものの、量が多いほどコストが大きくなるので一長一短と言えるでしょう。ただし、さまざまなデメリットがあるのも事実です。
自社の現状と機密文書の種類によって、オフィスでシュレッダーするもの、外部の専門業者に依頼するものを分けてみるのがいいかもしれませんね。