機密文書をごみ箱に捨ててしまった！知っておくべき危険性と対策

近年、情報漏洩という言葉がよく聞かれるようになってきました。パソコン内の電子データに対する情報漏洩には敏感で、対策を取っている企業も多いですよね。

企業や個人問わずパソコンを持っていれば、ウイルスセキュリティソフトを入れている人も多いのではないでしょうか。

一方で、紙の文書の対策は薄い傾向にあります。

機密文書だと思わずにうっかりゴミ箱へ、シュレッダーの手間が面倒でゴミ箱へいれてしまった経験を持つ人もいるかもしれません。

企業では、保管期限の切れた大量の書類の廃棄を任された場合、シュレッダーで数枚ずつ廃棄したり、ファイルから書類を外して処分することはとても面倒になります。かといって、そのままゴミ箱へ捨てるのでは情報漏洩につながりかねません。

万が一、情報漏洩した場合はどのような危険性があるか、ご紹介しましょう。

情報漏洩した場合の危険性

情報漏洩は不注意や不手際によるもの、または不正行為によって漏洩が発生することがあります。悪意がなくても、大切な書類を紛失することは重大な行為です。

情報漏洩した際、社会的にどのような危険性があるのか、頭の中に入れておかなければなりません。

企業のイメージダウン

情報漏洩がおこれば、その企業への信頼性が低下し、イメージダウンにつながります。

企業は莫大な補償金を払わなければならず、従業員の待遇が悪くなるかもしれません。一度でも信頼をなくしてしまえば信頼回復を図るのはとても難しいこと。

対応の方法を間違えれば、最悪、倒産しかねない事態になってしまいます。

法律による刑事罰や民事訴訟

個人情報保護法とは、個人情報の漏洩または実質的な被害が発生していなくても、情報を正しく扱わなかった義務違反に対する法律のこと。

実際に漏洩してなくても、扱わなかったことに対して懲役または罰金が課されるほど、個人情報は重要な情報になるのです。

機密文書の取り扱いを明確化しよう

・うっかり機密文書を捨ててしまった
・知らずに裏紙として再利用していた
など、悪意を持って漏洩させるということを防ぐため、機密文書の危険性を理解するとともに、漏洩を防ぐ手段を明確化しなければいけません。

書類の廃棄方法を決める

文書からの情報漏洩は少なくありません。そのため、文書の廃棄方法を会社全体で決めて共有すれば、情報漏洩が大幅に減少することができます。

機密文書の廃棄方法はシュレッダーを使用することが多いと思いますが、より完全に廃棄するには溶解処理が適しています。

溶解処理とは、機械の動きを利用して紙を繊維にまでほぐす処理のことです。繊維になると髪の状態ではなくなるため、書かれていたことの情報を得ることは不可能になります。

溶解処理の場合、回収ボックスごと溶解して再生不可の状態にしてくれることが多いです。

専用の回収ボックスを設ければ、ゴミ箱の代わりになり、機密情報をうっかり捨ててしまうことが少なくなります。

従業員への教育を徹底する

廃棄方法を決めるだけでは、対策は不十分でしょう。会社で働くすべての人に、個人情報の取り扱いについての重要さや、廃棄方法を周知徹底することが大切です。

企業には正社員や契約社員、パート社員という様々な雇用形態の人々や部署が存在します。機密情報の取り扱いについて、それぞれが違った認識を持っているかもしれません。

90％の人々が廃棄方法を守ってもいても、残りの10％の人が守っていなければ意味がありませんよね。

会社内で機密文書の研修をおこなったり、従業員ひとりひとりに守秘義務の契約を結んだりすることで、意識を変えることができるかもしれません。

従業員へ教育をし、機密情報に対しての理解を深めることで、情報漏洩は確実に防ぐことができます。

まとめ

機密文書が流出することは、企業の信頼や信用を失うことになります。たかが文書1枚だったとしても、その文書が漏洩することにより、企業全体を揺さぶる問題に発展しかねません。

しかし、一人ひとりが機密文書へ高い意識をもって行動すれば、いくらでも防ぐことが可能です。機密文書の漏洩を防ぐ手段の対策を講じ、さらに認識を変えることが必要になってきます。

情報漏洩を起こすのも、防ぐのも、最後は人の手によっておこるのです。

最大限、情報の扱い方や処理の仕方を学び、最小限のリスクにしなければいけませんね。