機密文書への黒塗りは意味あるの？電子情報には厳禁です！
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『機密文書の黒塗りは意味があるのか？』
『PDFへの黒塗りで情報漏洩は防げるの？』
こんな疑問はありませんか。
情報開示を行ってもらう際に、個人情報などは黒塗りして提出することが通常です。
これは報復攻撃などを防ぐ意味がありますが、実際に効果はあるのでしょうか。
そこで、今回の記事では機密文書の黒塗りに関して詳しく解説していきます。
この記事を読むと、電子情報への黒塗りの効果についても分かるので是非最後までご覧ください。
機密文書の黒塗りって意味あるの？
機密文書に関して開示を求められたときに、黒塗りで提出することがあります。
黒塗りで提出することによって、個人名などが特定されることを防げますが、実際には有効なのでしょうか。
この項目ではその点について詳しく解説していきます。
電子情報は絶対にやってはいけない
情報化社会の到来によって、機密文書の多くも電子化されて保存されています。
PDFにパスワードを掛けて保存している事業所も多いことでしょう。
しかしながら、電子情報上での黒塗りは絶対にやってはいけません。
なぜかと言うと、電子情報上での黒塗りはあくまで電子情報の上書きであり、多くの場合取り除けてしまうんですね。
『黒塗りしてあるからOK』と思って相手先に電子情報で送ってしまうと、情報漏洩の危険性が非常に高まってしまいますよ。
元々スキャンした元データが黒塗りしてある場合は大丈夫ですが、電子情報上での黒塗りは意味がないと考えておいて下さい。
紙媒体には効果あり
一方紙媒体に直接黒塗りすることは効果があります。
スミやマジックによって黒塗りしてしまえば、相当特殊な薬剤を使用しない限りは情報漏洩はありえません。
更に言うと、薬剤を使用することから紙自体を痛めてしまい、情報を見る前に破れてしまうことがほとんどです。
ただし原本をどのように扱うかは判断が分かれる
紙媒体に対して黒塗りをすることは非常に有効な漏洩防止法ですが、原本にも黒塗りをするかどうかは判断が分かれるところですね。
原本に黒塗りをしてしまうと、一生その情報を取得することができなくなってしまいますよ。
このように原本に黒塗りをすることは細心の注意を払いたいところですが、原本に黒塗りをしないと開示要求される頻度が高いと複写に対して何度もチェックをしないといけないため、労力がかかってしまうというデメリットもあります。
そもそも機密文書を黒塗りする理由は？
では、そもそも機密文書に対して黒塗りする理由にはどういったものがあるのでしょうか。
これについてこの項目では詳しく解説していきます。
公開したときに報復をされないようにするため
機密文書で黒塗りを行う理由は、開示情報に対して個人名が載っていたりした場合に、報復されないようにするためです。
例えば、内部告発に関して氏名が公開されてしまうと、個人が攻撃の対象になってしまう可能性もありますよね。
こういった事態を避けるために黒塗りが行われるということです。
でも、これは公文書に限った話です
実際に黒塗り文書が開示されるほとんどの場合は公文書に限った話であり、民間企業ではほとんどの場合ありえないことでしょう。
ただし、民間企業でも社内規定で申請することで開示できるようにするルールを作っている会社もあり、社員の申請により情報開示を行わなければならないこともあります。
そういった場合には、黒塗りをして開示することもありますが、機密文書に関する開示制度はできる限り避けた方が無難ですよ。
保管期限が到来した機密文書は速やかに処分して閲覧されることがないようにしてくださいね。
期限が迫った機密書類の廃棄はどうする？
さて、期限が迫った機密書類の廃棄はどのように行った方がいいのでしょうか。
最後に廃棄を誰に任せるのかを解説していきます。
黒塗りにして保管は場所がかさばってしまう
民間企業で原本に対して黒塗りを行い保管する選択肢をとっている企業も存在しますが、実際には保管場所が圧迫されてしまい、コストとなってしまいますよ。
保管場所の面積を占有している場合には、目に見えないお金が垂れ流しになっているという意識を持ちましょう。
そうなる前に必ず処理業者に依頼すること
保管場所によってコストが高くついてしまう前に必ず処理業者に依頼するようにしてください。
目に見えるお金として出ていってしまいますが、弊社デルエフでは最安値980円から承ることも可能です。
【まとめ】機密文書の黒塗りは有効か
今回の記事では、機密文書の黒塗りに関して解説してきました。
まとめとしては、黒塗りは電子情報上では絶対にやめなければいけないということと、紙媒体には有効でしたね。
しかしながら、民間企業の場合は期限が到来したら速やかに処理業者にお願いして処理してもらうようにしてください。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。
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