機密文書は電子化するべき？電子化するメリットについて解説します

機密文書は外部に情報を漏らしてしまうと、顧客からの信用を失う可能性がある上に企業が倒産の危機に陥る可能性があります。それだけに機密文書の取り扱いは十分に気を付けなければなりませんが、紙のまま保管していると保管するコストが発生するのが問題です。

そこでおすすめなのが、機密文書を電子化して保管する方法です。それでは、機密文書を電子化するメリットについてご説明しましょう。

社内で永久に保管する必要性がある機密文書

社内で保管するべく機密文書の中には、最低数年間は保管しなければならない機密文書があります。ただ、中には永久的に保管するべき機密文書もあるので注意が必要です。社内で永久に保管する必要性がある機密文書は、定款、就業規則・届け出・変更、規定関係の書類です。

これらの機密文書をしっかりと保管していかないと機密情報が漏洩してしまう可能性が高まるため、十分に注意した方が良いでしょう。とはいえ、紙の書類を管理し続けるのはコストがかかってしまいます。

スペースも取る上に編集履歴を残しながら管理すると人でも必要になりますし、情報漏洩しないように管理し続けなければならないのはとても大変です。そこでおすすめできるのが、機密文書を電子化させる方法です。

機密文書を電子化させるメリット

機密文書を電子化させることによって、パソコン上で機密文書が管理できるようになるのでスペースを確保するコストが一切かからなくなります。さらにパソコン上で管理できることから、編集も思いのままにできる上に編集履歴も格段に見やすくなるのもポイントです。

これで紙の書類のまま管理するよりも、電子化することで圧倒的に管理しやすくなるのが最大のメリットです。とはいえ、パソコン上で管理するということで万全のセキュリティ体制を整える必要性があります。

誰かに機密文書を盗み見られたり抜き取られたりする可能性がある以上、機密文書の取り扱いには今まで以上に気を抜かずに管理することが重要です。

まとめ

機密文書の電子化は、紙のまま処分するよりも圧倒的に管理が楽になるのでおすすめです。紙の書類だと管理スペースを確保しなければならないのでコストがかかり続けますし、何より編集履歴を残すのがとても大変になって管理しきれない可能性があります。

そうならないためにも、機密文書の電子化を検討するのがおすすめです。