機密文書は電子化するのがおすすめ！原本は取っておくべき？

機密文書を管理する時は、紙の書類よりも電子化させて管理するのがおすすめです。電子化させていれば紙の書類を保管するスペースを確保する必要性がなくなりますし、何より一元管理が簡単にできるようになります。

機密文書を電子化させれば管理が楽になるので原本も処分していいのではないかと思う人もいるのではないでしょうか。しかし、原本を処分するのは早計です。それでは、機密文書を電子化する際の原本の取り扱いについてご説明しましょう。

機密文書の原本は保管しておくべき？

機密文書の電子化は様々なメリットがあるので、まずは電子化するために一定の条件を満たす必要性があります。無事に一定の条件を満たした時は機密文書が電子化できるので管理が一気に楽になります。

保存も管理も簡単にできるので、紙の機密文書の原本を処分してしまっても大丈夫なのではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、機密文書の原本を処分するのは止めた方が良いでしょう。

原本が必要になるのは、民事裁判における証拠提出の時です。

極端に言えば、電子化された機密文書はいくらでも改ざんできてしまうでしょう。作成日時や更新日時、筆跡や印影など、様々な観点で見れば原本の方が証拠として強く出ることができます。書面の原本の方が証拠として強く出られる以上、民事裁判で有利に出るためにはむやみに原本を処分するのはおすすめできません。

特に裁判所から契約書等の署名や捺印がある書面の提出を求められた場合は、筆跡や印影はもちろん、原本の作成時期を確認するために原本を確保する必要性があります。作成時期は時間経過による書面の劣化も証明できます。

現段階では何も起こっていなくても、将来的に裁判などの事態に発展した時に提出する証拠として求められる可能性があるので、むやみに処分しないようにしましょう。

まとめ

機密文書は電子化するのがおすすめですが、原本は一定期間は処分しないようにしましょう。原本は後から必要になる可能性があるので、すぐに処分してしまうと電子化された機密文書を提出しなければなりません。

電子化された機密文書では効力が薄い可能性があるため、可能な限り原本は残しておきましょう。万全なセキュリティ体制の貸倉庫などを借りて原本を保管しておくと、いざという時に頼りになるのでおすすめです。