機密文書は電子化すべき？その基準とは？
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『機密文書も電子化する方がいいの？』
『紙で保管するのとどう違うの？』
こんな疑問はありませんか？
結論から言うと、機密文書の電子化は頻度に応じて行っていくことをおすすめします。
閲覧頻度が多いほど電子化のメリットは大きいと言えるからですね。
でも、両者にはメリットデメリットも存在するため検討は必要です。
そこで、今回の記事では機密文書の電子化について紙ベースでの保管との注意点について解説していきます。
この記事を読むと、電子化する基準が分かるので是非最後までご覧ください。
機密文書の電子化は行った方がいい？
機密文書の電子化は行った方がいいかどうかは、結論として閲覧頻度によって臨機応変に対応していくべきです。
閲覧頻度が高い場合には、電子化を行って比較的見やすくし、閲覧頻度が少なければ紙媒体として保管しておいた方がいいでしょう。
では、実際どのようなデメリットが両者に存在するのか比較検討をここでは行っていきます。
紙面だと場所の占有が起きてしまう
紙媒体で機密文書を保管する場合は、場所の占有が発生してしまう点に注意しましょう。
紙面でファイリングするだけでも、種類が多くなればその分だけ管理コストが生じてしまいます。
直接お金が出ていく訳ではないため、気にならないと思いますがいざ整理するとなると人件費もかかり、意外と出費もかさみます。
電子化だとネットからの流出もありえる
では機密文書で電子化を行うとどうでしょうか。
電子化最大のデメリットは、ネットからの流出が起きてしまう可能性があることです。
自社サーバーなどに保管し、誰もがアクセスできる状態にしてしまうと、流出の危険性も高まってしまいますよ。
保管場所へのアクセス権を厳密に定義し、誰もが閲覧できる状態だけは避けるようにしてください。
閲覧頻度に応じて対応を変えると良い
繰り返しになりますが、紙媒体での保管も電子化も一長一短あり、臨機応変に切り替えていくことが大事です。
2つの保管方法のデメリットを理解し、使用頻度を考え使い分けていきましょう。
機密文書の電子化で注意すべきことは？
さて、機密文書を電子化する場合に、注意した方が良い事項には何があるのでしょうか。
ここでは、その事項を3つご紹介していきます。
保管場所はスタンドアローンのPCが良い
保管場所はサーバーと分離しているPCが望ましく、スタンドアローン型のPCを使用するようにして下さい。
また、分離といった観点から言うと、USBメモリも一考の余地ありです。
もし仮にネットにつながるPCであっても、必要性がない限り、LANを切っておくことが望ましいです。
保管場所へのアクセスには認証を求めること
もちろん保管する機密文書を格納するフォルダや、機密文書自体にもパスワードを掛けることは必須です。
アクセス権に関する情報はできる限り秘匿し、申請にも手間が掛かるようにすると良いでしょう。
閲覧頻度が多い機密文書といっても、流出すればあなたの会社にとって多くの不利益を伴う場合が多いので、厳重に管理するようにしてください。
バックアップデータは必ずとっておくこと
また、電子情報は自然災害や停電などによって簡単に消えてなくなってしまう可能性が高いものです。
そのため、バックアップデータは定期的に更新し、何があっても業務に支障がないようにした方がいいですよ。
実際、PCの不調によって一日業務が止まってしまうだけで大きな損失につながりかねないため、予備機も用意しておけば安心です。
電子化する必要がない機密文書について
最後の項目では電子化する必要がない機密文書について解説していきます。
紙媒体での保管方法について、注意点を述べていきます。
閲覧頻度がそもそもない文書は電子化しない
まず大前提として、閲覧頻度が極端に少ない文書は電子化は行なわないようにしてください。
紙媒体よりも電子化の方が外からの侵入にも弱いため、不必要に全てを電子化する必要はありません。
廃棄期限が決まっている文書は電子化しない
廃棄期限が決まっている機密文書は電子化しないことをおすすめします。
電子化の利点としては、場所を取らないことにありますが、分類が煩雑になり全ての情報を精査しきれないというデメリットもあります。
特に特定個人情報などの速やかに処理をしなければならない機密文書は、紙媒体で保管し一括で破棄したほうがコストも安くなりますよ。
電子化しない文書は適宜廃棄を行うこと
電子化しない機密文書の中で、廃棄期限が明確に決まっているものはいいですが、決まっていないもの、例えば使い終わった顧客リストなどは適宜廃棄を行ってください。
場所のコストもありますが、保管することで流出の危険性が高まるからです。
もし、廃棄を行う手間が惜しい方は、専門業者に依頼するとよいでしょう。
その際にはコスト面も含め弊社デルエフを推奨致します。
まとめ
今回の記事では、機密文書の電子化について解説しました。
電子化を行うか紙媒体のまま保管するかは頻度に応じて臨機応変に対応していきましょう。
最後までご覧いただき誠にありがとうございました。
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