機密文書は専ら物に該当する
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「機密文書を入れる段ボールも専ら物になるの？」
「そもそも専ら物ってなに？」
このような疑問を抱えていませんか。
すべての機密文書が専ら物になるとはいい切れませんが、機密文書は専ら物として扱えます。
当記事では、専ら物の解説から機密文書や専ら物の処分に関係する書類まで、詳しく説明します。
ぜひ最後まで目を通してみてください。
機密文書と専ら物
機密文書は、裁断して古紙にすれば専ら物として扱えます。
専ら物に分類されれば、ややこしい処理業許可・処理委託契約書締結・マニフェストが不要になります。
ここでは、そもそも専ら物とは何かという話と、機密文書と専ら物の関係性について見ていきましょう。
専ら物はリサイクルできる
専ら物（もっぱらぶつ）とは、リサイクル可能な廃棄物のことをいいます。
「専ら再生利用の目的となる廃棄物」を専ら物と呼びます。
具体的には以下のようなものが専ら物です。
● 古紙
● くず鉄
● 空き瓶類
● 古繊維
以上の4品目以外は、専ら物と認められない場合が多いため注意しましょう。
機密文書は専ら物に該当する
機密文書は専ら物に当たります。
具体的には、廃棄物処理法の第7条第1項但書・同条第6項但書に、事業系一般廃棄物の専ら物に該当する旨が記載されています。
そのため、処理業許可や処理委託契約書締結、マニフェストも不要です。
処分にあたって必要な書類についての具体的な話は、以下で説明します。
裁断すれば機密文書は古紙として扱って問題ない
機密文書は、文書のままでは専ら物として認められませんが、裁断すれば古紙になります。
つまり、営業秘密や個人情報といった漏洩したら問題になる情報を消去した上で、復元できない状態にすれば、古紙として利用可能です。
実際にデルエフでは、シュレッダー処理をしたあと、人の手を入れずに圧縮梱包し、製紙メーカーに引き渡しています。
情報漏洩に十分気をつけつつ、環境にも配慮して処分できます。
機密文書の廃棄は専ら物と異なり廃棄証明書が必要
通常、機密文書を廃棄する際は廃棄証明書やマニフェストが必要です。
しかし、専ら物と認められれば産業廃棄物ではなくなるため、証明書やマニフェストが不要になります。
ただし、一切の書類が不要になるわけではないため要注意です。
以下で必要書類について詳しく説明します。
書類を廃棄したら廃棄証明書が必要
機密文書は産業廃棄物に当たるため、処分する際に廃棄証明書が必要です。
廃棄証明書とは、書類を正しい方法で廃棄したことを証明するものです。
廃棄証明書と同時に溶解証明書を発行して、さらに安全性を担保する業者もいます。
廃棄証明書は5年間保管しておくことが義務付けられているため、誤って廃棄しないよう気をつけましょう。
不法投棄を防ぐためのマニフェスト
書類を産業廃棄物として廃棄すると、廃棄証明書と一緒にマニフェストが発行されます。
マニフェストは、誰がどのように廃棄したかを明確に記した書類で、不法投棄を防ぐ役割があります。
マニフェストの保管期限も5年間です。
いざ必要になったときに提示しないと、不法投棄を疑われる恐れがあるため、きちんと保管しておきましょう。
専ら物は別途契約書が必要
専ら物は産業廃棄物の処理を請け負うための許可やマニフェストが不要ですが、難しい書類が一切必要ないわけではありません。
契約書を交わさなければ、委託基準違反となって罰せられる可能性があります。
具体的には、委託契約書に「委託業務終了時の受託者の委託者への報告に関する事項」を記すことが法律で定められています。
仮に、契約書に「マニフェストにて報告を行う」と記載があれば、専ら物であってもマニフェストの発行が必須です。
機密文書を入れる段ボールは専ら物に該当する？
段ボールも、状態によっては専ら物として扱われます。
具体的には以下のように分けられます。
段ボールの状態 区分 処分
汚れが少なくきれい 専ら物 リサイクル
ひどい汚れがとれない 産業廃棄物 埋め立て又は焼却処分
段ボールとひと口に言っても、状態によって処分方法が変わってきます。
回収した機密文書は専ら物としてリサイクルしています
機密文書は正しく処理すれば専ら物として有効活用できる資源になります。
機密文書の状態では情報漏洩の危険があるため、古紙として扱えませんが、情報漏洩の心配がないくらい細かくしてしまえば大丈夫です。
実際に当社でも、お預かりした機密文書は段ボールごと大型シュレッダーにかけて2〜4cm角の紙片にした後、絶対に復元できない状態で専門業者にお渡ししています。
お客様の機密情報は絶対に漏らさないよう配慮しつつ、環境にも優しい処理をしていますので、信頼できる廃棄業者を探している方はお問い合わせください。
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