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人事部において機密文書の取り扱いは非常に重要です。機密文書を管理するのも人事部の業務の一つでもあるので、いかにして機密情報を漏洩させないかが重要になります。機密文書をしっかりと管理するためにも、人事部では文書管理の規定があるのがポイントです。
それでは、人事部における機密文書を管理する規定はどうなっているのかご説明しましょう。
人事部における文書管理の規定
人事部における文書管理既定のポイントは多くあります。
まず、保存するべき文書の法律を確認しましょう。
労働基準法第109条の場合、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金、その他労働関係が当てはまります。
雇用保険法施行規則第143条なら雇用保険に関する規定を、健康保険法施行規則第34条なら健康保険に関する規定を確認しましょう。
次に重要なのは、統一的なルールを作成し、社内で文書管理を行うための分類基準を策定することです。機密文書を効率良く管理するためにどのように分類すればいいのか基準を決めることで、管理しやすくなります。
次に機密文書の原本とコピーを区別し、原本がどこにあるのか常に把握することも重要です。機密文書を必要とする場合はコピーを提出する必要性がある時もありますが、きちんと管理できていないと間違えてコピーではなく原本を渡してしまう可能性があります。
原本はコピーよりも大事なので、必ず原本がどこになるのか常に把握することでしっかりと管理することができます。
また、機密文書は基本的に紙の書類なので、保管する時は場所の確保にコストがかかることも忘れてはいけません。適当な管理をすれば機密文書の抜け漏れも発生してしまうため、場合によっては今後は機密文書の電子化も考慮する必要性があるでしょう。
機密文書を電子化することによって保管や管理、検索が手軽にできるようになるので、コストもかかりにくくなります。
まとめ
人事部が機密文書を管理する時は、法律に則った管理をする必要性があります。機密文書の内容が漏洩するようなことがあってはならないので、統一的なルールを作成するのはもちろん、社内で文書の管理を効率良く行うために分類基準を策定することも重要です。
機密文書の扱いがぞんざいになるほど機密情報が漏洩してしまう可能性が高まるため、機密文書の管理体制を見直しましょう。
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